Jak zorganizować pracę w biurze architektoniczno-projektowym?

Praca w branży architektonicznej to duża ilość projektów prowadzonych dla kontrahentów, realizacja mniejszych zadań mających wpływ na całość projektu, a także ogrom plików i dokumentacji projektowych. Inne obowiązki ma architekt, a jeszcze inaczej do tego pochodzić będzie osoba zarządzająca całą pracownią architektoniczną, natomiast zgodni będziemy w jednym aspekcie – kluczem do sukcesu w tej branży zawsze będzie sprawna organizacja pracy.

To dzięki poprawnemu obiegu informacji w firmie, realizowaniu zadań w odpowiednich terminach, a także odpowiedniemu planowaniu projektów uda się wejść na wyższy poziom produktywności każdemu z pracowników, a razem z tym całej firmie, co przełoży się na więcej zleceń i lepszą rentowność projektów. Jak zatem podejść do organizacji pracy zespołu, a także całej firmy w branży architektonicznej?

Każda pracownia będzie się różniła między sobą poziomami realizacji projektów. Na rynku znajdziemy biura, które operują tylko w tworzeniu projektów architektonicznych, jeszcze inne aranżują wnętrza, ale mamy też masę firm, które zajmują się wykonawstwem od A do Z. Począwszy od projektów, przez wszelkie dokumentacje, aż po realizację inwestycji. Wszystkie jednak procesy mają wspólny mianownik, a jest nim prowadzenie projektu. Każdy projekt wiąże się z odpowiednim harmonogramem, rozplanowaniem pracy i oddelegowaniem zadań do zespołu. Zorganizowanie tych procesów może okazać się kluczem do sukcesu w pracy każdego biura projektowego.

Zarządzanie biurem projektowym

Rozwój technologiczny to coś, co obserwujemy na co dzień. Obecny jest w wielu dziedzinach naszego życia, natomiast razem z tym powstały również specjalne programy, które pozwalają lepiej zarządzać biurem w branży architektoniczno-projektowej. Mowa tutaj o IC Project, a więc w 100% polskim narzędziu, który zostało skonstruowane po to, żeby cała pracownika otrzymała jedną, wspólną platformę, która ma zadanie usprawnić całą pracę projektową w firmie, sferę prowadzenia zadań, ale także wszelką komunikację zespołową.

Jest to rozwiązanie chmurowe, które przede wszystkim oferuje każdego pracownikowi dostęp do ważnych informacji – od zaplanowanych czasowo projektów, przez zadania do wykonania, aż po całą dokumentację projektową. To ogromna wartość, ponieważ za pomocą jednego, kompleksowego narzędzia pracownia może otrzymać wspólną przestrzeń roboczą z najważniejszymi informacjami. Jest to miejsca dla pracownika, za pomocą którego poprawi swoją produktywność, ale także dla osoby zarządzającej, która ma masę mechanizmów, aby lepiej kontrolować realizację projektów, a także ich rentowność. Jak to rzeczywiście działa i które procesy pozwala usprawnić?

Środowisko dla pracownika – jak poprawić jego produktywność poprzez lepszą organizację pracy i dostęp do wszelkich informacji

Zastanówmy się, ile pracownik musi poświęcać dziennie czasu, aby wyszukać kluczowe informacje o projekcie, dowiedzieć się jakie zadanie ma wykonać, a także w jakiej formie. Idąc dalej, musi na bieżąco pozyskać dokumenty projektowe i komunikować się z zespołem w kontekście obowiązków. Jeśli byśmy to wyliczyli, jest to ogromna strata czasu – tego czasu, który mógłby przeznaczyć na realne zadania do wykonania. Dlatego też niezwykle ważne jest zapewnienie odpowiedniego środowiska pracownikowi. Wykorzystując IC Project, dedykowane narzędzie dla biur projektowych, każdy z pracowników będzie miał jasno rozpisane i określone zadania. Ponadto, w każdym zadaniu jego praca zostanie skrupulatnie rozplanowana na czynności. Każda wykonana czynność zostanie odznaczona, co zawsze będzie niosło za sobą informację o procencie realizacji zadania dla pozostałych osób, ale też dla pracownika, który to zadanie realizuje - krótko mówiąc, wie co wykonał, a co jeszcze ma w zadaniu do zrobienia. Proste, transparentne i niezwykle skuteczne.

Niezwykle ważna jest również sfera komunikacyjna, którą platforma zdecydowanie zapewnia m.in. za pomocą wbudowanego komunikatora, kalendarza pracy zespołowej czy przede wszystkim całego systemu komentarzy na zadaniach. Idąc od końca, wszyscy pracownicy mogą aktualizować informacje na zadaniu w komentarzu, oznaczać siebie, wywoływać informację czy przekazywać pracę. Sprawdza się to znakomicie, ponieważ każde oznaczenie to powiadomienie dla osoby, która została oznaczona.  W narzędziu jest cały system trójstronnych powiadomień, który będzie informował o nowych obowiązkach, powiadamiał o zmianach m.in. komentarzach czy nowych plikach, ale też przypominał o terminach, a to ogromna wartość. Zwłaszcza, jeśli mówimy o branży architektonicznej.

Ponadto, cały zespół ma do wykorzystania tradycyjny, funkcjonalny komunikator - można rozmawiać indywidualnie, ale też bezpośrednio o zadaniach lub projektach. Jeśli zatem w firmie korzystacie z komunikacji zewnętrznej - będzie to kompletnie zbędne przy IC Project.

Mówiąc jeszcze o sferze komunikacyjnej, nie możemy pominąć zespołowego kalendarza połączonego z projektami i zadaniami. Jak to działa? W narzędziu cały kalendarz został stworzony na zasadzie transparentności - każdy pracownik może podejrzeć kalendarz osoby z którą współpracuje i łączy obowiązki. Dzięki temu, nie ma dopytywania, a jest jasny i klarowny widok – kiedy ktoś jest wolny, a kiedy ma przykładowe spotkanie z klientem. Wszystkie wydarzenia są dodawane z poziomu kalendarza, a także przypisywane do odpowiednich osób, co łączy się z powiadomieniem. Dodatkowo, kalendarz jest połączony z pracą projektowo-zadaniową, a dzięki temu każdy pracownik zobaczy swoje zadania rozplanowane w kalendarzu na zasadzie terminów wykonania. Powiedzmy sobie szczerze, daje to dużo większe pole manewru przy planowaniu pracy i realizacji bieżących zadań dla każdej osoby.

Środowisko dla pracownika jest bardzo ważne, bo to zespół realizuje zadania. Dzięki połączeniu pracy zadaniowej, a także sfery komunikacyjnej w IC Project, każdy pracownik otrzyma jedną i wspólną platformę, która pozwoli mu sprawnie pracować zadaniowo, ale także komunikować się z zespołem. Wiele dodatkowych funkcjonalności i mechanizmów pozwoli jeszcze lepiej prowadzić zadania, pilnować terminów, a także ogólnie trzymać i kontrolować własną produktywność.

Jak prowadzić projekt w branży architektoniczno-projektowej?

Zarządzanie projektami w pracowniach projektowych to chleb powszedni, natomiast kluczem do sukcesu jest poprawne podejście do projektów. Odpowiedni podział, dostosowanie czasowe, oddelegowania zasobów, a także trzymanie historii projektowo-zadaniowej. W jaki sposób można to zorganizować za pomocą dedykowanego narzędzia?

W programie każdy projekt jest bardzo elastyczny do zamodelowania, a także dostosowania. W zależności od zaawansowania zlecenia czy też kontraktu, projekt może być podzielony na kategorie zadaniowe lub etapy dla jeszcze sprawniejszej organizacji. Całość zostanie dostosowana terminowo, a to pozwala między innymi specjalny wykres osi czasu, który przedstawia pełny podział projektu. Jest to wizualne narzędzie za pomocą którego tworzenie i kontrolowanie całego harmonogramu projektu jest niezwykle proste, a wręcz przyjemne w codziennej pracy. Dzięki temu, mamy projekt odpowiednio podzielony, rozplanowany i dostosowany czasowo. Osoba zarządzająca wie, jakich terminów musi dotrzymywać, a także na bieżąco kontroluje postęp prac zadaniowych dokonywanych przez zespół. W narzędziu jest wiele mechanizmów, które pozwalają realizację zadań kontrolować wizualnie, a nawet maksymalnie automatycznie bez żadnej dodatkowej pracy. Wszystkie funkcjonalności projektowe w programie tworzą narzędzia kompleksowe do prowadzenia projektów, ale także niezwykle elastyczne, co pozwala dostosować projekt dokładnie pod potrzeby firmy.

Zdecydowana większość projektów w pracowniach projektowych prowadzona jest na zlecenie danego kontrahenta. IC Project, jako narzędzie dedykowane pod branżę, zapewnia połączenie pomiędzy bazą klientów, a modułem do zarządzania projektami. W programie jest wbudowana baza CRM, co pozwala w pełni zarządzać bazą kontrahentów m.in. dodawać osoby kontaktowe, notatki, wszelkie informacje, pliki czy faktury. Dodatkowym wyróżnikiem jest sklasyfikowanie projektów. W programie dzięki połączeniu modułów zawsze zobaczysz, dla kogo projekt jest prowadzony, ale również w drugą stronę pod zakładką danego kontrahenta zawsze będziesz mieć informacje, jakie projekty są lub były prowadzone dla wybranego klienta. Jest to ogromna wartość przy tworzeniu pełnej historii projektowo-zadaniowej. Mimo zakończenia projektu, zawsze możesz do niego wrócić i zobaczyć wszelkie kluczowe informacje – kto realizował projekt i jaka była dokumentacja, jak był rozplanowany czasowo, a także ile na nim firma zarobiła. Jest to dokładnie to, czego firma w tej branży potrzebuje, aby mieć zawsze dostęp do kluczowych informacji projektowych.

Pliki, dokumentacja projektowa – wszystko w jednym miejscu

W branży architektonicznej praca na dużej ilości plików, a także dokumentów to tradycja. Każda pracownia tworzy dokumenty, ale także nimi na bieżąco operuje, dlatego tak ważny jest odpowiedni dostęp, ale również baza odpowiednio dostosowana i skategoryzowana. IC Project to narzędzie, które zadba zdecydowanie o pozytywny obieg plików i dokumentów w firmie. Przede wszystkim oferuje opcję dołączania plików do zadań, komentarzy, a także całych projektów. Jeśli więc prowadzimy odpowiednio projekt w programie, wszystkie pliki mamy dostępne w konkretnych kategoriach – pod zadaniem lub w ogólnych plikach projektowych. Nie musimy szukać tego w zbiorczych widokach, a w tych obowiązkach, które na co dzień realizujemy. Jest to ogromna wartość pod kątem dostępu, a także historii projektowo-zadaniowej i całej teczki dokumentacyjnej. Doskonale sobie zdajemy sprawę, że mimo zakończenia projektu, dokumentacja musi pozostać. To właśnie może zagwarantować narzędzie. Projekt zawsze będzie dostępny w systemie, a razem z nimi pełna dokumentacja projektowo-zadaniowa. Wszystkie pliki w jednym miejscu możliwe do pobrania.

W tego typu narzędziu, firma ma do wykorzystania dodatkową, ciekawą funkcjonalność, która pozwoli lepiej zarządzać dokumentami wykorzystywanymi do codziennej pracy. W IC Project dostępny jest moduł Wiki, który jest bazą wiedzy firmowej. Pozwala tworzyć dowolne kategorie, podkategorie, a także dodawać tam przeróżne informacje z wykorzystaniem edytora tekstowego lub po prostu dołączać pliki. Jest to idealne zastosowanie dla przeróżnych procedur, umów, dokumentacji wykorzystywanej do codziennej pracy. Dzięki temu, każdy pracownik będzie miał jedną, wspólną przestrzeń z plikami – nie będzie musiał dopytywać, szukać po innych komputerach, a po prostu wejdzie w odpowiednią kategorię, odnajdzie plik, pobierze i rozpocznie pracę. Zaoszczędzony czas wykorzysta na to, co rzeczywiście powinien wykonywać, a więc projekt dla klienta.

Pomiar czasu pracy, prognoza finansowa i wyliczanie rentowności projektów - klucz do poprawnej wyceny projektu dla klienta

Praca w biurach architektoniczno-projektowych opiewa oczywiście na projektach, zadaniach, komunikacji, plikach i dokumentach, ale to przede wszystkim w codziennej sferze operacyjnej. Za plecami mamy jednak osoby zarządzające całą firmą, które wyceniają projekty dla klientów, a także kontrolują wszelkie realizacje, finanse czy też realną pracę zespołu. Bez wątpienia do tego Excel już nie wystarcza, ponieważ na pewnym etapie całość będzie się mocno rozmywała - potrzebne jest tutaj specjalne narzędzie, które m.in. umożliwi dokładne mierzenie czasu pracy, tworzenie prognozy finansowej, a także automatyczne wyliczanie rentowności. To właśnie zapewnia IC Project, czyli program, który zdecydowanie pomoże osobie zarządzającej w wycenach projektów, elementach statystycznych, kontrolnych, a także w generowaniu wszelkich raportów.

W narzędziu została zaimplementowana specjalna funkcjonalność pozwalająca automatycznie mierzyć czas pracy poświęcany przez pracowników na zadania i projekty. Całość została również spięta z modułem finansowym, który natomiast umożliwia tworzenie prognozy finansowej – oszacowanie kosztów, zaplanowanie zarobków, a także kontrolowanie wyniku finansowego. Jak to działa w kwestii praktycznej? Wyceniamy projekt dla Klienta, aczkolwiek bez odpowiednich informacji nigdy nie będziemy wiedzieli, czy rzeczywiście mieścimy się w wycenie – ile mamy nadwyżki, ile rzeczywiście zarabiamy, a może nawet robimy to po kosztach? Kluczowe w tym aspekcie jest wyliczenia kosztu pracowników, a więc ich czasu pracy poświęcanego na realne zadania w projekcie dla klienta.

Wykorzystując program, przypinamy do pracownika odpowiednią stawkę godzinową na której operuje w danym projekcie, a on na bieżąco mierzy swój czas pracy poświęcany na zadania. System oferuje kilka sposobów na raportowanie czasu – automatyczny z wykorzystaniem stopera, ale także ręczny po wykonanej pracy na zadaniu. Narzędzie pod tym kątem jest elastyczne i pozwala wybrać firmie metodologie mierzenia w zależności od potrzeb i specyfikacji pracy zespołu. Czas pracy zaraportowany na zadaniu od razu zostanie w systemie, ale dodatkowo w sposób automatyczny przeliczy się na pieniądze, co osoba zarządzająca zobaczy w module finansowym. To pozwala bez żadnej dodatkowej pracy od razu wyliczać rentowność projektu w kontekście kosztów pracownika.

Pamiętajmy, że w IC Project mamy strukturę projektu – jest on podzielony na kategorie, etapy, a więc koszty pracownika nie pojawią się tylko na zasadzie projektowej, ale dokładnie w tym miejscu projektu, gdzie było sklasyfikowane i realizowane zadanie. Dzięki temu, będzie można określić rentowność nie tylko całego projektu, ale nawet pojedynczego etapu. Ponadto, wszystkie liczby rzeczywiste zawsze porównamy z tym, co wcześniej zawrzemy w prognozie finansowej. Przed rozpoczęciem projektu możemy przecież w module finansowym oszacować koszty, zaplanować zarobki i potem całość skonfrontować z tym liczbami, które wynikają z kosztów rzeczywistych.

Oczywiście mówiąc o mierzeniu czasu pracy czy też wszelkich kwestiach finansowych musimy również mieć odpowiedni system raportowy, który kluczowe informacje w zarządzaniu firmą wyciągnie na światło dzienne w przejrzystym raporcie. To oczywiście można znaleźć w narzędziu, a więc całą masę prostych, szablonowych raportów możliwych do elastycznego dostosowania. Między innymi, mogą to być raporty czasowe, finansowe czy projektowe, a więc te kluczowe, które zawierają najbardziej pożądane informacje na osoby zarządzającej biurem architektoniczno-projektowym.

Czy warto postawić na dedykowane narzędzie dla biura projektowego?

Na to pytanie trzeba sobie już samemu odpowiedzieć. Najnowsza technologia wykorzystana została m.in. do tego, aby stworzyć specjalne narzędzie dedykowane dla biur projektowych. IC Project to program, który idealnie wpisuje się w procesy obecne w branży architektoniczno-projektowej. Począwszy od jednej, wspólnej platformy do wymiany informacji, komunikacji, a także prac projektowo-zadaniowych, przez cały dostęp do dokumentacji i plików projektowych, aż przez wiele możliwości zarządzania firmą w kwestiach finansowych, a także statystycznych. Całe narzędzie zostało spięte w maksymalnie intuicyjny i przejrzysty interfejs, co pozwala wejść w program praktycznie z miejsca. Cała masa pracowni projektowych już korzysta z IC Project i zostawia niezwykle pozytywny feedback. Jeśli chcesz wprowadzić specjalną platformę do swojej firmy, odwiedź IC Project, a także całkowicie za darmo przetestuj możliwości tego rozwiązania. To bez wątpienia przyszłość w codziennej pracy, a także zarządzaniu firmą w branży architektonicznej.