Pocovidowa przyszłość biur

Nie znikają, ale diametralnie się zmieniają. Szyte są na miarę nowych, pocovidowych czasów. Architekci potwierdzają - przestrzenie biur wymagają przeprojektowania, bo inna jest organizacja pracy. Przestrzenie coworkingowe wkraczają w osiedla jako alternatywa dla tradycyjnego open space-u. Do łask wracają hot deski i technologiczny un-tact.

Zobacz także: Architektura wielofunkcyjna zyskuje na znaczeniu

Elastyczności rynku biurowego

Jak będą wyglądały biura przyszłości? – zastanawiano się przed globalną pandemią COVID-19. Po jej wybuchu zmiany nadeszły błyskawicznie, zdefiniowane nowymi potrzebami pracowników i najemców. Nowa rzeczywistość, w której przyszło nam żyć, wymusiła elastyczności rynku biurowego. Zmienność to nowy paradygmat – mówią architekci.

Pracodawcy wiedzą już, że home office pozwala obniżyć koszty, pracownicy docenili większą swobodę organizacji czasu i oszczędności na dojazdach. - Dla młodych ludzi praca on-line nie jest niczym uciążliwym, wręcz przeciwnie - widzą w niej więcej korzyści – mówi dr Wioletta Małota, ekspert z zakresu komunikacji i zarządzania w środowisku wielokulturowym, wykładowca Collegium Civitas. A szefowie? - Zauważyli, że praca zadaniowa, niewymagającą bezpośredniego nadzoru ani kontroli czasu może być wykonana dobrze niezależnie od miejsca – tłumaczy.

Okazało się także, że nawet skomplikowane procesy technologiczne wymagające dostępu do poufnych danych klientów, które jak się wydawało mogą być wykonywane wyłącznie w biurowym ekosystemie, można przenieść do domów. W tych najbardziej wymagających branżach wprowadzono zmianowe systemy pracy w biurach.

W takim czy innym stopniu zmiany dotknęły wszystkie branże i doprowadziły do niemal całkowitego zatrzymania procesów najmu nowych przestrzeni biurowych. W obliczu szalejącej pandemii, która sparaliżowała rynki najmu i cieniem położyła się na światowych gospodarkach, obwieszczono rychłą śmierć biur. Sytuacja, która zaskoczyła deweloperów w trakcie prowadzonych procesów inwestycyjnych, wystraszyła najemców i zaintrygowała architektów.

Nowa strategia dla miejsca pracy

Po przeszło roku pracy zdalnej, z dala od biur lub z ograniczonym do nich kontaktem przekonujemy się, że biura są nam niezbędne do zachowania właściwej równowagi pracy. Aby była ona efektywna potrzebujemy spotkań, interakcji, rozmowy, czasem konstruktywnego sporu. Odezwał się w nas homo socius. Potrzeba kontaktu z innymi ludźmi stała się przemożna. Ponadto biurowy "harpers bazar" stanowi ważny element naszego życia. Po miesiącach pracy w dresach czy piżamach nierzadko z dziećmi na głowie, domownikami za ścianą, brak oddzielenia miejsca pracy od domu zaczął ukazywać swoją ciemną stronę. Home office stał się tyleż zawodowym wyzwoleniem, co przyczyną domowych konfliktów i osobistych frustracji.

Agencja Knight Frank przeprowadziła ankietę wśród 225 firm, posiadających 927 biur w Europie. 60 proc. zapytanych wyraziło potrzebę określenia nowej strategii dla swojego miejsca pracy. Ponad połowa zadeklarowała, że więcej miejsca należy przeznaczyć na planową współpracę oraz przypadkowe interakcje. To właśnie ten obszar – przypominający biurowy zderzacz hadronów - stanowił główną przestrzeń, której podczas samotnej pracy w domach najbardziej brakowało nam podczas długich miesięcy z COVID-19.

- Zmiany zaszły błyskawicznie. Po powrocie do pracy, w wielu przypadkach biura pełnić będą już rolę miejsc spotkań pracujących na co dzień w rozproszonych zespole, a to istotnie zmieni ich funkcjonalność, zapotrzebowanie i sposób organizacji przestrzeni – przewiduje dr Małota.

Biuro bez biurka

Istniejące przestrzenie biurowe błyskawicznie się przepoczwarzają, natomiast nowe projektowane są już według zupełnie innych zasad. Koniec z klasycznymi przestrzeniami open space, a także tradycyjnie przypisanym każdemu pracownikowi biurkiem. Układ biur przyszłości ma być elastyczny i uwzględniać rotacyjny tryb pracy.

- Polacy lubią pracować razem, ale jednocześnie ważna jest dla nich określona sfera prywatności. Wielkie powierzchnie powinny być dzielone na mniejsze sektory, biurka ustawione wyspowo, aby ludzie nie pracowali twarzą w twarz, co sprzyja transmisji wirusów – wyjaśnia dr Małota.

Rygor sanitarny, nowe zasady bezpieczeństwa i dystansu społecznego wymusiły upowszechnienie zasad organizacji przestrzeni obecnymi dotąd wyłącznie w tzw. zielonych biurowcach, projektowanych w myśl m.in. Biophilic Design in the Workplaces.

- Powstają już nowe wizualizacje biur, w których dawniej znalazłoby się 70 biurek. Dziś planowane jest zaledwie 30. Obok powstają collaboration areas, czyli małe sale albo wyspy ze stołami do wspólnej pracy małych grup - mówi Monika Sułdecka-Karaś z agencji Knight Frank. Zaznacza, że za zmianą organizacji przestrzeni nie musi wcale iść zmniejszenie powierzchni najmu.

Te trendy potwierdza architekt Przemo Łukasik z pracowni Medusa Group. – Wszyscy wiemy już, że duże zebranie może odbyć się w aplikacji w smartfonie. Pojawia się za to potrzeba kameralnych sal na spotkania kilku osób. Znaczenia nabiera też ukłute już kiedyś hasło hot desk, a więc miejsce, w którym meldujemy się w danym dniu na określony czas – tłumaczy architekt. Zwiastuje też zmianę funkcji recepcji w biurowcu. – Wielofunkcyjna przestrzeń, bez stałej obsługi, prowokująca do szybkiej rozmowy, ale też umożliwiająca zjedzenie lunchu – kreśli przyszłość Łukasik.

Ponad 50 proc. osób pytanych przez Knight Frank uważa, że wzrośnie znaczenie projektowania, designu i wyposażenia powierzchni biurowej.

Sterylna kuchnia wege

Kluczem do przyszłego sukcesu tej czy innej lokalizacji biurowej jest dziś szeroko pojmowane dobre samopoczucie w biurze. Na czoło wysuwa się bezpieczeństwo epidemiologiczne. Standardem jest już klimatyzacja z filtrami wirusobójczymi, takimi, jakie stosowane są na salach operacyjnych czy po prostu możliwość otwierania okien w celu wentylacji.

- W wielu biurowcach wdrożone są już nowe procedury zachowań, mające zapewnić bezpieczeństwo sanitarne - od praktyki mycia kubków w takiej temperaturze, która unicestwia bakterie i wirusy, aż do zasad korzystania z tych samych dokumentów przez kilka osób – wylicza dr Małota.

Z pomocą dla nowych oczekiwań w zakresie well-being w biurach przychodzi technologia. – Coraz częściej jesteśmy proszeni przez naszych zleceniodawców o projektowanie uwzględniające najnowocześniejsze rozwiązania high-tech – zaznacza Przemo Łukasik. I wymienia: skanowanie i rozpoznawanie twarzy, czujniki czy aplikacje umożliwiające poruszanie się po budynku, w tym bezdotykowe wezwanie windy to rozwiązania, które w czasach zarazy są na wagę złota.

- Już kilka lat temu ukuto określenie un-tact przeciwstawne do con-tact, które określa bezdotykowy sposób obsługi urządzeń. Również meble mają być łatwe do dezynfekcji, nie chłonąć bakterii i wirusów – tłumaczy dr Małota.

Rewolucja nadchodzi ze strony pracowników. - Mają swoje oczekiwania wobec miejsca i atmosfery. Oczekują sterylnych przestrzeni gastronomicznych, a nawet kuchni wegańskiej, więcej żywej zieleni filtrującej powietrze i parkingów dla rowerów, które w COVID podczas podróży do biur czy sklepów zaczęły wypierać samochody i transport zbiorowy – wylicza Przemo Łukasik.

Z ankiety przeprowadzonej przez Knight Frank wynika, że 80 proc. pracodawców deklaruje chęć pochylenia się nad zdrowiem i bezpieczeństwem w miejscu pracy.

Osiedlowy coworking?

Architekt Maciej Zuber z pracowni Archas Design wskazuje zupełnie nowy kierunek rozwoju przestrzeni dla pracowników. – Poważną kategorią miejsc pracy mogą stać się osiedlowe przestrzenie coworkingowe. To coś pomiędzy dzielnicowym home office a tradycyjnym biurem, blisko domu, a jednak zlokalizowane w innej, neutralnej przestrzeni – wyjaśnia. I dodaje, że zarówno inwestorzy, jak i architekci projektujący nowe zespoły mieszkalne dostrzegli już ten nowy segment rynku usług, konieczny do uwzględnienia na post-covidowych osiedlach.

Na ten trend zwraca uwagę również dr Małota. – Dostawcy przestrzeni coworkingowych to być może najwięksi wygrani tej sytuacji. Dają namiastkę biur, do których przychodzi się na chwilę, na spotkanie z klientem, ale większość pracy wykonuje się w domu – zauważa.

Z doświadczeniami Macieja Zubera zgadza się również Przemo Łukasik: - Gdy kilka lat temu mówiliśmy o potrzebie tworzenia niewielkich przestrzeni coworkingowych, słyszeliśmy, że to chwilowy trend. Dziś widać już wyraźnie, że ten koncept ma sens – twierdzi Przemo Łukasik.

Pandemia zadziałała jak koło napędowe. Architektura może pomóc przełamać schematy i wpłynąć długoterminowo na strategie firm. Korporacje uczą się elastyczności, nie tworzą już sztywnych reguł dotyczących urządzania wnętrz.

Architekci z Medusa Group prowadzą dziś wiele rozmów o przekształceniu w nowoczesne przestrzenie wnętrz biurowców z lat 90. i powstałych po 2000 r. – Wymagają zasadniczych zmian, nie tylko face-liftingu, to potencjał na duży biznes – mówi Przemo Łukasik. Niewykluczone, że w kilku przypadkach wygra idea coworkingu.

Maciej Zuber, zwiastujący sukces osiedlowych biur, zdradza: - To się dzieje tu i teraz, prowadzimy pierwsze rozmowy i analizy dotyczące przestrzeni coworkingowych z klientami, którzy dotąd w tradycyjny sposób myśleli o biurach. Takie przestrzenie mogą być zlokalizowane na piętrze budynku, którego parter stanowi dziś część usługowa, co przynosi korzyści dla funkcjonowania miasta nie zaburzając jego ekosystemu. W praktyce oznacza to projektowanie mixed-used areas, czyli wielofunkcyjnych obiektów – nawet niewielkich - w których obok części mieszkalnej, funkcjonują biura, drobne usługi czy instytucje kultury. Co więcej, realizacja takich projektów możliwa jest nawet w kamienicach w centrach miast.

Osiedlowe lokale coworkingowe wpisują się w powracającą ostatnio coraz częściej koncepcję tzw. piętnastominutowego miasta. Według jej założeń miasto staje się dużo wygodniejsze dla jego mieszkańców przez zapewnienie każdemu podstawowych usług w odległości zaledwie 15 minut od miejsca zamieszkania. Zgodnie z tą prostą zasadą zaprojektowana została krakowska dzielnica Mieszkaj w Mieście – Osiedle Wizjonerów, której gospodarzem jest firma Henniger Investment S.A, a autorem studio Medusa Group.

Badania agencji Knight Frank dowodzą, że ponad 40 proc. ankietowanych rozważa włączenie powierzchni coworkingowych do swojej strategii.

Eksperyment trwa

Przyszłość biur spędza jednak sen z powiek najemców i deweloperów. Wiedzą, że biura się obronią, ale niejasne są reguły dalszej gry. Trwa walka o złagodzenie warunków umów i wprowadzenie do nich tzw. zapisów pandemicznych.

- Zmieniają się potrzeby części najemców w kwestii długości umów najmu. Wiele firm chciałoby mieć możliwość zawieszenia umowy lub zmniejszenia powierzchni najmu po jakimś czasie – mówi Monika Sułdecka-Karaś. Sęk w tym, że nie jest to rozwiązanie korzystne dla dewelopera, który posiłkuje się finansowaniem bankowym, a ono przewiduje długotrwałe działanie.

Ekspertka wskazuje też na drugą zmianę, która może stać się w najbliższym czasie wyraźnym trendem na rynku biurowym: To elastyczne umowy najmu. Ale tu też może pojawić się problem, ponieważ im bardziej elastyczna umowa, tym jest ona droższa. Trudno więc przewidzieć ostateczne decyzje najemców.

Wszyscy gracze rynku, dla których słowo „biuro” wiąże się z miejscem pracy od niemal roku uczestniczą w masowym eksperymencie. Jego skala jest ogromna, a finał - mimo wyraźnych kierunków – wciąż niepewny. Dodajmy, że eksperyment odbywa się na żywy organizmie. Na pewno jednak sytuację kryzysu warto wykorzystać, by kształtować naszą rzeczywistość w bardziej zrównoważony sposób.

Słownik biurowy

• Hot desk – koncepcja modelu zarządzania zakładająca korzystanie ze stanowisk pracy, które nie są przydzielone konkretnym osobom.
• Open space – wielkopowierzchniowa przestrzeń biurowa, w tym modelu biurka pracowników poustawiane są w jednej dużej przestrzeni, bez podziału na oddzielne pokoje.
• Un-tact – pojęcie używane do określenia nowej strategii obsługi klienta bez konieczności bezpośredniego kontaktu lub bezdotykowa obsługa urządzeń, z wykorzystaniem zaawansowanych technologii