Przedmiot umowy o prace projektowe architekta

Określenie przedmiotu umowy jest chyba najważniejszą częścią umowy o prace zlecane architektowi. To właśnie z powodu wadliwie spisanej tej części umowy dochodzi do największej liczby sporów sądowych pomiędzy stronami.

Od redakcji czasopisma "Zawód Architekt"
Wiosną ubiegłego roku Izba Architektów opublikowała druk „Umowa o wykonanie projektu architektonicznego”, zawierający rekomendowany przez IA wzór uniwersalnej, blankietowej umowy architektonicznej. Kilka miesięcy później, jesienią, prywatnym już nakładem ukazała się książka „A...Symetria Umowy”, przedstawiająca interesujące spojrzenie na problem relacji klient – architekt w kontekście negocjacji finalizowanej podpisanym kontraktem. Książka tym samym stała się autorskim komentarzem Waldemara Jasiewicza do oficjalnego, rekomendowanego dokumentu Izby, z mnogością odniesień do realiów polskiego rynku inwestycyjnego. Za zgodą autora przedstawiamy wybrane fragmenty tej prekursorskiej publikacji. Decyzję, czy warto po nią sięgnąć, by uporządkować stosowane przez siebie umowy i bardziej świadomie negocjować z klientami, pozostawiamy Czytelnikom.

--------------------

Na wstępie bardzo istotna sprawa – określamy przedmiot umowy, a nie przedmiot zamówienia! Umowa o architektoniczne prace projektowe jest umową o zobowiązaniach wzajemnych, a zatem zawężenie przedmiotu do zakresu zamówienia byłoby błędne. Przedmiot umowy jest pojęciem znacznie szerszym i odnosi się nie tylko do zakresu prac, które architekt ma do wykonania, ale do wszystkich zapisów umowy łącznie! W „A...Symetrii Umowy” scharakteryzowałem najczęściej podpisywane z architektem typy umów. Już sam wykaz potencjalnych czynności jest imponujący (autor wymienił w książce 12 różnych typów umowy – przyp. red.). A to tylko wierzchołek góry lodowej. Opisane zostały też, w skrótowej formie, zakresy prac architekta oznaczone jako:
- świadczenia podstawowe;
- świadczenia dodatkowe;
- świadczenia wydzielone.

Pisząc umowę, bezwzględnie należy połączyć te elementy. I tu rodzi się pytanie: jak tę skomplikowaną materię złączyć logicznie pod względem formalnym? Okazuje się, że nie jest to takie proste, nawet w przypadku oddzielnego podpisywania z architektem umów na poszczególne etapy prac przygotowawczych, projektowych czy w końcu o charakterze uzupełniającym. Jeżeli jeszcze dodamy, że takie oddzielne umowy są bardzo niewygodne dla obu stron (co ma również swoje odbicie w dodatkowym czasie, niezbędnym na właściwe wynegocjowanie warunków), to wniosek nasuwa się sam. Istnieje potrzeba stworzenia algorytmu o charakterze uniwersalnym.

Dla zilustrowania problemów związanych z przedmiotem zamówienia niech posłuży poniższy przykład: klient zwraca się do architekta o zaprojektowanie... domu jednorodzinnego. Zatem, teoretycznie, klasyczny przykład w skali światowej. W 99% przypadków treść przedmiotu umowy brzmi następująco: Architekt zobowiązuje się do wykonania projektu architektonicznego domu jednorodzinnego w miejscowości X na działce nr Y przy ul. Z.

Czy to wystarczy? Być może wystarczało jeszcze w latach siedemdziesiątych XX w. We współczesnym świecie, zdominowanym przez ogólnoświatową presję wszelkich możliwych instytucji prawnych, przez globalną i coraz bardziej zdemoralizowaną biurokrację, podpisanie umowy na tak oznaczony przedmiot umowy jest bardzo ryzykowne.

Nie ma złych zleceń i nie ma złych klientów. Są tylko złe umowy i... brak talenu. Reszta to czynnik ludzki.

Zjawisko wykorzystywania przez inwestorów wszelkich niuansów prawnych nie jest jeszcze dzisiaj często spotykane (szczególnie przy inwestycjach typu dom jednorodzinny). Ale do czasu. W przypadku zamówień o większej skali i wtedy, gdy klientem architekta jest inwestor instytucjonalny, o takiej więzi nie może być mowy. Z założenia jest to czysty biznes. Przykład projektu domu jednorodzinnego będzie prosty w przedstawieniu mechanizmów, którymi rządzą się inwestycje w większej skali.

Cóż zatem z tak zapisanego przedmiotu umowy można odczytać? Projekt domu. Oczywiście. Tylko jakiego domu, o jakim programie funkcjonalno-przestrzennym, w zakresie jakich branż specjalistycznych, czy z pracami wstępnymi i przygotowaniem podkładów geodezyjnych, badaniem technicznym podłoża gruntowego (badaniami geologicznymi), czy z kosztorysem czy bez, czy z wystąpieniem o pozwolenie na budowę, czy z pełnieniem powiernictwa inwestycyjnego, czy z prowadzeniem nadzoru autorskiego i w jakim zakresie?

Te pytania można mnożyć. Ci architekci, którzy już doświadczyli konsekwencji z tytułu zbyt lakonicznego określenia przedmiotu umowy, w zasadzie domyślają się, co nastąpi dalej. Im bardziej lakonicznie przedstawiony jest przedmiot zamówienia, tym łatwiej architekta „złapać” w pułapkę prawną i wykorzystać lege artis moc instytucji, jaką jest sąd.
Architekt w tej sytuacji nie otrzyma należnego mu honorarium, a w ogóle powinien czuć się szczęśliwy, jeżeli nie będzie zmuszony zapłacić zamawiającemu odszkodowania za straty. Jakie? Nieważne. Za jakiekolwiek. Adwokaci klienta już o to zadbają.

Zapewne coraz większa rzesza architektów zaczyna rozumieć występujący tu mechanizm. Żaden inwestor nie lubi wydawać pieniędzy i każdy pretekst jest dobry, aby móc je jak najszybciej odzyskać. A że stanie się to akurat kosztem architekta – nie ma to żadnego znaczenia. Dzisiaj architekt, jutro ktoś inny. Wilcze prawa współczesnego rynku.
O jakim typie manipulacji mówimy? Otóż oskarża się architekta na przykład, że ten nie wykonał właściwie swojej usługi. Projekt nie miał w komplecie np. technologii kotłowni i projektu instalacji centralnego ogrzewania. Klient sam musiał załatwiać mapę geodezyjną, a myślał, że zrobi to architekt. Czuje się przezeń oszukany i narażony na dodatkowe koszty. Ponadto pozwolenie na budowę inwestor załatwiał we własnym zakresie, chociaż od znajomego wie, że zwykle to sprawa architekta. I na koniec – architekt nie chciał być codziennie na budowie, przez co były poniesione kolejne koszty, związane z zatrudnieniem do prowadzenia budowy niezależnego inżyniera. Mimo że brzmi to wesoło, zaznaczyć należy, iż architektowi w tej sytuacji wesoło bynajmniej nie jest. Chyba nie ma architekta, który chociaż raz nie usłyszałby zdania: a ja myślałem, że to będzie zrobione. Hm...

Mając zatem zaprezentowany pakiet niebezpieczeństw związany z określeniem przedmiotu umowy, trzeba znaleźć formułę na rozwiązanie problemu.

W tej części umowy należy dokładnie określić, co będzie przedmiotem umowy. Przedmiot umowy można szczegółowo opisać w głównym tekście pod konkretnym numerem paragrafu lub w specjalnie dodanym załączniku. I chociaż teoretycy prawa twierdzą, że „załącznik” jest złem koniecznym, to w przypadku zleceń na projekty architektoniczne ma byt w pełni uzasadniony. Jeżeli na przykład przedmiotem umowy jest prosty, o przeciętnych parametrach użytkowych, mały dom jednorodzinny, to tworzenie załącznika mija się z celem. Jeżeli jednak powyżej opisane zlecenie ma być rozszerzone ponadstandardowo np. o elementy wnętrz lub projekt zieleni, lub lokalną oczyszczalnię ścieków połączoną z energią odnawialną, wówczas warto wszystko szczegółowo opisać w załączniku precyzującym opis i program użytkowy zamówienia oraz szczególne wymagania zamawiającego. Należy pamiętać, że im bardziej przyszła inwestycja będzie miała skomplikowany charakter i im bardziej w strukturze całości zamówienia przenikać się będą różne rodzaje funkcji, tym dla czytelności wzajemnych relacji warto cały zakres szczegółowo scharakteryzować. Ponadto świadczenia mogą być znacznie szersze aniżeli sam projekt. Załącznik opisujący przedmiot zamówienia będzie tym bardziej rozbudowany, im życzenia zamawiającego będą większe.

Zalecić należy zatem (dla pełnej czytelności) rozdzielenie przedmiotu umowy na części. Metoda ta pomoże stronom „panować” nad istotą treści umowy. Są kraje, w których w wytycznych do wzorców umów zaleca się detaliczne wręcz rozpisanie przedmiotu zamówienia. Przykładowo określa się: jakie rysunki, w jakiej skali należy na danym etapie wykonać i jaki ma być sposób ich uszczegółowienia. Takie wytyczne można nazwać „przedobrzeniem”. Pomijając fakt, że zbytnia drobiazgowość powoduje zamazanie czytelności umowy, to w dodatku łatwe jest przekroczenie granicy śmieszności. To, na co należy zwrócić uwagę, formułując przedmiot umowy, to wyszczególnienie – co należy wykonać, a nie w jaki sposób. Rozpisywanie w umowie, w jaki sposób architekt ma podchodzić do problemu, jest wyrazem braku zaufania wobec niego i mija się z celem. W każdym państwie techniczne kwestie zakresu i formy opracowania są szczegółowo regulowane przez przepisy prawa.

Poza tym tego typu regulacje posiadają organizacje architektoniczne, dysponujące dokumentami standardów wykonywania zawodu architekta. Nie ma zatem żadnej uzasadnionej przyczyny wprowadzania do treści umów (w części dotyczącej określenia przedmiotu umowy) postanowień regulujących te kwestie. Sprawa ta jest szerzej scharakteryzowana w części książki poświęconej „Zobowiązaniom architekta”.

Określanie przedmiotu umowy jest pierwszą „próbą sił” pomiędzy stronami. Warto zapoznać się zatem z tym, do czego obie umawiające się strony będą dążyć (patrz ramka na stronie obok).

A zatem formułując zapis umowny określający przedmiot umowy, strony powinny ustalić go zgodnie ze zdroworozsądkową zasadą. Jest oczywiste, że w przypadku prostych obiektów – o czytelnym i jasnym programie funkcjonalno-przestrzennym – szczegółowe opisywanie kolejnych czynności architekta mija się z celem. Tego typu zamówienia nie są połączone z wykonywaniem specjalistycznych ekspertyz, operatów czy analiz.

Jednak nawet w przypadku „prostych” zamówień należy zachować ostrożność. Uwaga ta dotyczy obu stron umowy. Podstawowym dokumentem określającym, z jakimi problemami natury formalnoprawnej obie strony będą miały do czynienia, jest lokalna decyzja administracyjna (w polskich realiach prawnych – decyzja o warunkach zabudowy). Akt ten nakłada na zamawiającego kilka warunków, od spełnienia których zależeć może właściwe i terminowe wywiązanie się architekta z umowy. Decyzja ta może również nałożyć dodatkowe warunki na przyszłego projektanta, jak np. dokonywanie uzgodnień projektu z instytucjami, z którymi zwykle takich uzgodnień się nie czyni. Może wystąpić warunek uzgodnienia koncepcji projektowej z właściwym organem administracji samorządowej. Zatem przed ustaleniem przedmiotu umowy należy zapoznać się z treścią decyzji.

W przypadku czytelnych sygnałów o próbach działań nieuczciwych, podejmowanych przez którąkolwiek ze stron, oraz w przypadku braku porozumienia na etapie ustalania przedmiotu umowy w interesie stron leży zaniechanie kontynuowania dalszej współpracy.

W praktyce architektonicznej zdarzają się sytuacje, gdy zamawiający zawiera z architektem osobną umowę o nadzór autorski. Najczęściej jednak kwestie związane z tą usługą rozstrzygane są w umowie zasadniczej, szczególnie w przypadkach bardzo czytelnych parametrów programowo-przestrzennych zamówienia. Gdy w przedmiocie umowy uwzględnia się pełnienie nadzoru autorskiego, wskazane jest stworzenie oddzielnego rozdziału (modułu) umowy regulującego te kwestie.

W dziale tym, we właściwych miejscach, należy dokonać przekierowania do innych części umowy, które mogą być załącznikami. Na przykład do:
- harmonogramu prac projektowych i płatności;
- harmonogramu pełnienia nadzoru autorskiego i płatności;
- kalkulacji honorarium.

Na uwagę zasługuje fakt, że gdyby zapisy tych załączników znalazły się w tekście zasadniczym umowy, ze względu na ich obszerny w treści charakter, mogłyby spowodować zaciemnienie czytelności tekstu umowy. Bez względu na zakres trudności zamówienia szczegółowe opisanie powyższych załączników będzie występować we wszystkich typach umów architektonicznych.

Osobnego wyjaśnienia wymaga kwestia związana z wynagrodzeniem architekta. To jeden z najważniejszych elementów negocjacyjnych i celowe wydaje się opisanie specyfiki warunków finansowych występujących przy projektowaniu architektonicznym.

Tym samym należy wyjaśnić, dlaczego sprawa związana z honorarium, będąca osobnym istotnym elementem umowy, poruszana jest w tym miejscu. Otóż z jednej strony w rozdziale Przedmiot Umowy opisuje się, co architekt ma wykonać. Jednocześnie, szczególnie przy wieloetapowym podziale prac, powinno się określić, ile każdy etap kosztuje. Zwykle umowa zawiera oddzielne części, dotyczące przedmiotu zamówienia oraz honorarium. Ten model jest uzasadniony w małych zleceniach architektonicznych o jednoetapowym charakterze. W przypadku większych zleceń należy dopilnować, aby poszczególne etapy opracowania elementów projektowych, poza opisem prac do wykonania, miały wpisaną wartość honorarium. Taka konstrukcja umowy pozwala na osiągnięcie pełnej przejrzystości, ułatwia spisanie harmonogramu prac i płatności. Zaś tą oddzielną częścią umowy, dotyczącą honorarium architekta, będzie zestawienie zbiorcze wynagrodzeń poszczególnych składowych części przedmiotu zamówienia. Szczegóły dotyczące form płatności i zasad ustalania honorarium są już elementem będącym oddzielną częścią umowy i znajdują swoje miejsce w innych modułach warunków ogólnych dokumentu.

Umowa nigdy nie będzie dobra, jeżeli zostaną naruszone zasady symetrii umawiających się stron. Naruszenie tej reguły z założenia "kładzie" każe porozumienie umowne.

W jednym z rozdziałów „A...Symetrii Umowy” postawiłem tezę, że obowiązek opracowania projektów architektoniczno-budowlanych, narzucony przez prawo budowlane, powoduje u zamawiającego po raz pierwszy usługę projektową nastawienie agresywne wobec architekta. W momencie rozpoczęcia dyskusji na temat honorarium agresja ta ulega spotęgowaniu. Architekt powinien wykazać się w tym momencie dużym talentem dyplomatycznym oraz, co tu ukrywać, trzymanymi na wodzy nerwami. Trzeba przygotować rzeczowe argumenty, które w pełni uzasadnią klientowi wystąpienie takiej, a nie innej podstawy ustalenia wysokości honorarium.

„Przedmiot Umowy” jest podstawą do budowania całej pozostałej treści dokumentu. Od wielkości zadania zależeć będą pozostałe postanowienia umowy. Sprawy związane z harmonogramem prac projektowych, podziałem zadań, wynikających z nałożonych na architekta świadczeń, będą generować dalsze negocjacje i ewentualną szczegółowość zapisów. Skoro zakres prac zostanie już ustalony, warto, aby architekt zadbał o swoje prawa autorskie. To już jednak kolejny punkt Umowy.

Waldemar Jasiewicz