IC Project - oprogramowanie stworzone dla branży projektowej.

Poznaj narzędzie, które organizuje pracę od A do Z w najlepszych biurach projektowych.

Organizacja pracy w biurach projektowo-architektonicznych to bardzo ważny aspekt, który wpływa na wyższą produktywność każdego z pracowników. Płaszczyznę poprawnej organizacji w obecnych czasach gwarantują specjalne narzędzia technologiczne, które pozwalają zapanować nad projektami, pracą zadaniową, wymianą plików czy ogólnie rzecz ujmując, współpracą zespołową. Jednym z tego typu rozwiązań jest polski produkt IC Project. To program, który zyskał ogromne uwielbienie w branży projektowej i architektonicznej. Narzędzie na co dzień wykorzystywane jest w setkach firm projektowych, aby organizować codzienną pracę. Czym IC Project zawdzięcza sobie świetne recenzje? W czym i jak pomaga? Przyszedł czas na analizę tego skutecznego oprogramowania.

IC Project, czyli oprogramowanie stworzone dla branży projektowej.

IC Project to narzędzie, które zostało zaprojektowane do zarządzania projektami i zadaniami. To bardzo istotna informacja, która stanowi pewien punkt wyjścia. Wszystko w IC Project zostało oparte na projektach, a zarządzanie projektami i zadaniami oferuje dodatkowe funkcjonalności, które tworzą bardzo kompleksowe oprogramowanie dla branży projektowo-architektonicznej.

Twórcy oprogramowania nie ukrywają, że system został zbudowany właśnie dla naszej branży. Bardzo dokładnie przeanalizowano zapotrzebowanie pracowni architektonicznych, a przy tym codzienne procesy z którymi borykają się osoby zarządzające. Tym samym powstało narzędzie wręcz dedykowane dla organizacji działań projektowych i zadaniowych, przy tym stanowiące bardzo intuicyjne środowisko dla każdego z pracowników bez względu na poziom zaawansowania.

Jest to narzędzie, które docelowo zapewnia pełną platformę organizacyjną dla całej firmy. Rozpoczynając od projektów i zadań, przez całą sferę komunikacyjną, możliwości wymiany plików, kalendarz zespołowy, aż po możliwości dla osób zarządzających budujące harmonogramy, wyliczające czasochłonność projektów czy nawet rentowność Waszych procesów. System został zbudowany modułowo, co stanowi idealne środowisko do dostosowania dla każdej firmy. Ty decydujesz z czego korzystasz, a co nie jest dla Ciebie istotne. Bez wątpienia tego typu oprogramowania pozwala wreszcie wyjść ze skrzynki mailowej, Excela czy dodatkowych plików.

Zarządzanie projektami i zadaniami, jako klucz do sukcesu w Twoim biurze projektowym.

Zarządzanie projektami to kluczowy aspekt w każdym biurze projektowym. Narzędzie IC Project pozwala zyskać kontrolę nad każdym z projektów, tworząc wgląd w każdy z procesów projektowych. Wystarczy dodać projekt, wyznaczyć ramy czasowe, a nawet przypisać do wybranego klienta, aby uzyskać od razu całą historię działań. Budowanie procesu projektowego w IC Project to maksymalna konfigurowalność. Każdy projekt może być różny względem poziomu zaawansowania czy wykonywanych działań - twórcy systemu przewidzieli to perfekcyjnie. Ty decydujesz na poziomie projektu, czy będzie on dzielony na etapy, podetapy czy pojedyncze zadania. Jak znasz klocki Lego, to podobnie budujesz swoje projekty w tym narzędziu - to bardzo proste i intuicyjne.

Jeśli zbudujesz projekt względem Waszego procesu, definiujesz zadania i podłączasz do całego projektu Twój zespół. W końcu praca projektowa to nic innego, jak współpraca zespołowa. Każdy z Twojego zespołu będzie odpowiedzialny za inne czynności, a to od razu definiujesz w projekcie delegując zadania do Twoich specjalistów. Każdy otrzymuje powiadomienie o nowym zadaniu, ma wyznaczone warunki wykonania i termin, którego należy pilnować. Dzięki temu, każdy wie co i na kiedy ma do wykonania, a cały proces projektowy jest pod bieżącą kontrolą. Oprogramowanie dodatkowo wyposażone jest w pełen system powiadomień, który poinformuje o nowych obowiązkach, a także przypomni o Waszych terminach. Jeśli teraz przypominasz sobie o wszystkich zapomnianych kluczowych terminach, to nic nowego w naszej branży. Musisz po prostu sobie to zorganizować technologicznie - pamięć jest zawodna, ale systemowe zarządzanie już nie.

Zadania, zadaniami, ale co z harmonogramem projektu?

Praca zadaniowa w IC Project to wiele możliwości zarządzania zadaniami tak, jak chcesz to robić. Wizualizacja z podziałem na statusy wykonania, widok na terminarzu z podziałem na realne terminy czy najprostsza forma listy. To wszystko stanowi kluczowe funkcjonalności IC Project. Doskonale jednak wiesz, że w naszej branży to harmonogram stanowi złoty Graal każdego projektu. To prawda, a IC Project gwarantuje automatyzację całego procesu projektowego i wizualizację na osi czasu.

Przejdźmy przez to chronologicznie. Dodajesz nowy projekt, który otrzymuje pewną strukturę - podział na etapy, podetapy, a do tego pojedyncze zadania. Wszystko ma swoje terminy - datę startu, potencjalny termin wykonania. IC Project automatycznie ze struktury tworzy harmonogram całego projektu. Klikasz w odpowiednie miejsce i pełną strukturę widzisz przedstawioną na osi czasu. Nie musisz poświęcać żadnego dodatkowego czasu w Excelu czy jakimkolwiek innym narzędziu. Za wszystko odpowiada technologia tego systemu. Harmonogram to nie tylko wizualizacja, ale to również wiele możliwości do wprowadzenia zmian. Wystarczy przeciągnąć na osi czasu etap lub czynność w odpowiednie miejsce, a to realnie zmienia terminowość. Jeśli chcesz szybko wprowadzić poprawki, ustawić harmonogram na nowo – nie ma nic lepszego do wykorzystania, gwarantujemy.

Harmonogram wyposażony został również w dodatkowe funkcje, które pozwalają przykładowo stworzyć pewne zależności między procesami w Twoim projekcie. Jeśli znasz sytuacje, kiedy opóźnienie pewnego etapu, powoduje opóźnienie kolejnego, funkcjonalność zależności jest tym, co zautomatyzuje cały proces. Możliwość dodawania kamieni milowych bądź opcja wyeksportowania całego harmonogramu do dowolnego formatu, to kolejne bardzo skuteczne, potrzebne rozwiązania.

Jeśli cały czas tworzysz harmonogramy dla Twoich projektów w Excelu, czas z tym zakończyć. Fakt, Excel to narzędzie, które przyjmie wszystko, ale to nie jest rozwiązanie na obecne czasy. Czas zmienić przyzwyczajenia, a przejść na technologię, która stanowi idealne rozwiązanie dla Twojej pracowni.

Czasochłonność i rentowność projektów pod kontrolą z IC Project, dzięki autorskiemu połączeniu funkcjonalności zbudowanemu specjalnie dla pracowni projektowych.

Każda pracownika projektowa w zakresie wyliczania czasochłonności i rentowności projektów ma bardzo podobny proces i potrzeby. Nie ma znaczenia, czy funkcjonuje w branży architektonicznej na mniejszych projektach, wykonawczej od A do Z na projektach zaawansowanych czy ogólnie rzecz ujmując, deweloperskiej, gdzie mamy prowadzenie dość skomplikowanych projektów. W każdym przypadku pojawia się potrzeba wyliczenia konkretnej czasochłonności, które poświęcamy na wykonanie zadań czy etapów projektowych. Czas to pieniądz, a w tej branży ma to ogromne znaczenie, bo przepracowany czas oznacza koszty, które musimy ponieść. To wszystko trzeba kontrolować, aby mieć kluczowe wartości dotyczące rentowności prowadzonych projektów.

IC Project to narzędzie, które gwarantuje połączenie trzech światów - zarządzania projektami, kontrolowania czasochłonności projektów, a przy tym zarządzanie finansami na poziomie tych projektów. Wszystko, co kluczowe dla osób zarządzających znajduje się w tym programie.

Przejdźmy przez to ponownie chronologicznie. Prowadzimy projekt w środowisku całego oprogramowania IC Project. Mamy nasz zespół, który odpowiedzialny jest za konkretne etapy, a nawet poszczególne zadania. System został wyposażony w funkcjonalności do mierzenia i raportowania czasu pracy. Realizując zadanie, każdy z pracowników może zmierzyć lub ręcznie dodać czas, który poświęcił w danym dniu na jego realizację. To ogromne ułatwienie, bo czynność, która zajmie dosłownie kilkadziesiąt sekund może zaoferować osobom zarządzającym coś, co do tej pory było mocno ulotne i pełna kontrola tego procesu stanowiła ogromne wyzwanie. Czas automatycznie przeliczany jest do etapu, całego projektu, a do tego skonstruowano specjalne raporty, które pozwalają kontrolować czasochłonność prac lub generować kartę czasu pracy pracownika.

Idźmy jednak dalej. Czas to połowa sukcesu, którą umówmy się... nie jest łatwo wyciągnąć. Kluczowe jednak zrobić to w sposób kompleksowy. IC Project gwarantuje na poziomie każdego projektu cały moduł finansowy, który jeszcze przed rozpoczęciem jego realizacji pozwala cały projekt zabudżetować. Co to oznacza w praktyce? Określasz konkretne wartości, szacujesz koszty, planujesz przychód. Ogólnie rzecz biorąc, rozpisujesz swój budżet lub kontrakt projektowy na czynniki pierwsze. Dzięki temu, wszystkie informacje masz w tym miejscu, które zostało do tego przeznaczone. Przechodząc jednak do realizacji projektu, pojawiają się oczywiście koszty.

IC Project to narzędzie, które gwarantuje wyliczanie kosztów zewnętrznych i wewnętrznych. Co to oznacza w praktyce? Przede wszystkim wszystkie zaraportowane czasy pracy będą automatycznie przeliczać się na koszty po zdefiniowanych stawkach godzinowych. Wyznaczasz stawkę danego pracownika, a jego raport czasu pracy bez żadnej dodatkowej czynności przemnoży się i wskaże rosnące wartości kosztowe na poziomie etapu Twojego projektu. Dodatkowo będziesz mieć możliwość zdefiniowanie kosztów zewnętrznych - zakupy, wyjazdy czy cokolwiek innego. Wszystko jest spięte również z dokumentami kosztowymi, aby uzyskać pełne informacje. Cały proces możesz kontrolować w czasie rzeczywistym, sprawdzać odchylenia, a przede wszystkim wyniki finansowe.

Połączenie projektów, czasów pracy i finansów to wielka zaleta IC Project. Biura projektowe wskazują na dużą ilość zalet całego oprogramowania, ale to jest bez wątpienia jednym z mocnym wyróżników rynkowych. To system dający nowe spojrzenie na projekty dla osób zarządzających, ale przy tym oferuje również środowisko do pracy zespołowej - w jaki sposób? Spójrzmy.

IC Project to również przyjazne środowisko do pracy dla Twojego zespołu - Ty zarządzasz procesami, a Twój zespół poszczególnymi obowiązkami.

Każdy z pracowników potrzebuje środowiska do pracy. Fizycznie możemy to nazwać biurkiem, wygodnym fotelem i odpowiednim sprzętem. Środowisko wiąże się jednak również z metodologią pracy i tym, jak każdy może zarządzać swoją pracą. Jeśli w Twojej firmie nie będzie narzędzia do pewnej specyfiki pracy, nigdy nie postawisz kroku do przodu. Bardzo ważne jest wyposażyć firmę w program, który będzie stanowił odpowiednie warunki do pracy. Zagwarantuje przy tym wgląd we wszystkie zadania do wykonania, podział ich na terminy, dostęp do dokumentacji projektowej czy możliwości do komunikacji bez względu na lokalizację, z której pracujemy.

Komunikacja na poziomie projektów i zadań to najlepsza możliwa forma komunikacji w naszej branży. Dlaczego? Otóż dlatego, że tworzymy tym samym pełną historię komunikacyjną na poziomie – projektu wiemy kto był odpowiedzialny za pewną czynność, albo mamy feedback na poziomie danego projektu. To wszystko gwarantuje IC Project, który zapewnia cały system komentarzy, możliwość dołączania plików, a tym samym tworzenie pełnej dokumentacji projektowej. Każdy z pracowników otrzyma wiele możliwości do lepszego zarządzania swoją pracą - sposób pozostaje do wyboru, bo każdy ma inne potrzeby. Pamiętaj, że w ten sposób tworzysz również historię projektów.

IC Project to narzędzie wyposażone również w kalendarz pracy zespołowej, który pozwala zarządzać wydarzeniami, zadaniami, a nawet urlopami oraz nieobecnościami. Z wykorzystaniem możliwości zespołowych, bardzo sprawnie możesz zdefiniować zespół i podejrzeć zajętość każdego z pracowników. Widzimy co i na kiedy możemy zaplanować, a kiedy ktoś ma urlop.

Dodatkowy moduł Wiki stanowi natomiast wewnętrzny dysk podpięty do IC Project, który pozwala stworzyć bazę wiedzy firmowej. Wystarczy zdefiniować dowolne foldery, a tam dołączyć szablonowe pliki na których na co dzień pracuje zespół. Procedury? Regulaminy? Umowy? Wnioski? Każdy ma wszystko dołączone w odpowiednich folderach, pobiera i wraca do pracy. Nie ma dopytywania, bo wszystkie pliki i dokumenty mają swoje miejsce. To duże ułatwienie dla całego zespołu.

Założenie całego systemu to stworzenie pełnej platformy zespołowej. Dostęp do projektów wraz z pełnym ich dokumentacją, praca z harmonogramami, a w sferze własnej produktywności to lepsze zarządzania zadaniami i możliwości komunikacji zespołowej. Czy jednak IC Project to tylko wyższa produktywność? Jak wiesz, absolutnie. To świetne połączenie dwóch światów - współpracy zespołowej, a przy tym zaawansowanego zarządzania procesami w pracowniach projektowych. Każdy jest zadowolony, bo wykorzystuje oprogramowanie dla własnego zapotrzebowania.

Podsumowując... IC Project to narzędzie, które potrafi odmienić pracę w pracowniach projektowo-architektonicznych.

Tak, to prawda. Rosnąca popularność IC Project, szczególnie w branży architektoniczno-projektowej nie stanowi przypadku. Coraz więcej biur projektowych wykorzystuje to narzędzie do organizacji pracy zespołowej, ale również do kontrolowania całego procesu projektowego względem osób zarządzających. Połączenie tych dwóch światów stanowi idealne dostosowanie względem zapotrzebowania w naszej branży. Widać, że system był projektowany z odniesieniu do procesów następujących w biurach projektowych, a teraz IC Project zbiera tego żniwa. Warto również zaznaczyć, że to w 100% polski produkt, który nie jest wygórowany cenowo. Oferuje usługi wdrożeniowe, bieżące wsparcie i dodatkowe wyróżniki, które kierują na pozytywne decyzje.