Jak wdrożyć narzędzie do zarządzania projektami w pracowni architektonicznej?

Zarządzanie projektami to codzienność w każdej pracowni architektonicznej. Doskonale zdajemy sobie sprawę, że w naszej branży bardzo dużo opiera się na projektach. Czasami są one mniejsze, czasami większe, ale zawsze trzeba je odpowiednio poprowadzić - poprzez rozpisanie działań, stworzenie harmonogramu, aż po rozdzielenie obowiązków na nasz zespół projektowy. Zarządzanie projektami w formie offline to przeszłość, dlatego w tym artykule skupimy się na procesie wdrożenia narzędzia do zarządzania projektami, które sprawdzi się w procesach pracowni architektonicznej.  

Na początek wybierz odpowiednie narzędzie

Podpowiadamy gotowe i dedykowane narzędzie, a także aspekty na które warto spojrzeć przy wyborze.

Bez wątpienia wybór odpowiedniego narzędzia dla Twojej pracowni projektowej może okazać się kluczowy dla dalszego procesu wdrożeniowego, a także działania tego systemu. Spokojnie, jesteś zdecydowanie w dobrych rękach - wskażemy najlepsze narzędzia, a także to, co warto wiedzieć.

Na początek zwróć uwagę przede wszystkim na to, jak funkcjonuje Twoja pracownia. W których procesach potrzebujesz realnego wsparcia narzędziowego? Czy chcesz tylko lepiej zarządzać projektami w czasie rzeczywistym? Czy może również rozliczać ich czasochłonność? A co powiesz na zorganizowanie całej Twojej firmy – od komunikacji, przez zarządzanie projektami i zadaniami, aż po wiele możliwości rozliczania dla osób zarządzających. Pytań mamy mnóstwo, natomiast wszystkie dążą do określenia Twoich realnych potrzeb i punktów funkcjonowania do ewentualnej poprawy.  

Pytania, a przede wszystkim odpowiedzi na te pytania pomogą w bardzo dużym stopniu poznać, jakiego potrzebujesz narzędzia dla Twojej pracowni architektonicznej. Rynek jest spory, natomiast określając pewne warunki dla narzędzia, błyskawicznie jest on zawężony do kilku rozwiązań.
Cechy, które według nas powinno mieć wybrane oprogramowanie:

• Kompleksowość - połączenie funkcjonalności kluczem do sukcesu.

Subiektywnie podchodząc do sytuacji, my jesteśmy zwolennikiem rozwiązań kompleksowych, które potrafią połączyć wiele funkcjonalności w sobie. Odpowiednie narzędzia do zarządzania projektami to już nie tylko praca projektowa, ale również poprawa obiegu plików i dokumentów, usprawnienie komunikacji zespołowej, zarządzanie kontrahentami czy rozliczanie finansowo-czasowe projektów. Pamiętaj, kilka narzędzi do różnych procesów to wcale nie jest lepsza organizacja pracy, a jedynie rosnący chaos w Twojej pracowni. Staraj się postawić na jedno, a kompleksowe.

• Intuicyjność - praca w narzędziu musi być przyjemność.

Intuicyjność to jedna z najważniejszych cech każdego narzędzia, które docelowo zdecydujesz się na wdrożenie do Twojej firmy. Krótko mówiąc, praca w tym narzędziu musi być przyjemnością, a nie surowym obowiązkiem dla Twojego zespołu. Musisz zadbać, aby program posiadał przejrzysty, nowoczesny interfejs, a całe narzędzie nie było zbyt skomplikowane do codziennej pracy. Narzędzie do zarządzania projektami w Twojej pracowni to de facto platforma produktywności dla każdego pracownika, dlatego też kluczowe, aby to był system zgodny z technologią obecnego wieku.

• Narzędzie w języku polskim z pełnym wsparciem – to jeden z najważniejszych aspektów decydujących się o przyjęciu narzędzia w Twojej firmie.

No właśnie, zastanówmy się teraz. Czy rzeczywiście od wszystkich Twoich pracowników wymagasz pełnej znajomości języka angielskiego? Jeśli Twoja odpowiedź jest negatywna, to już wiesz, że powyższy punkt to dla Ciebie obowiązek. Jeśli natomiast odpowiedź jest twierdząca, weź pod uwagę, że każdy pracownik zawsze będzie dużo bardziej produktywny w swoim ojczystym języku - to zdecydowanie potwierdzają wszelkie prowadzone badania.

Drugi aspekt to wsparcie dewelopera systemu. Musisz zadbać, aby twórcy oprogramowania zagwarantowali Twojej firmie darmowe, pewne i kompleksowe wsparcie na każdym etapie pracy. Twój zespół zawsze może wygenerować pytania, a fachowa pomoc to ogromny argument. Nie możesz być pozostawiony sam sobie. Nawet, jeśli system wydaje się intuicyjny, to jednak narzędzie do zarządzania projektami, więc jeśli nie pomoc techniczna - może wsparcie projektowe w budowaniu Twoich procesów? To duży atut dla naszej branży, który pozwoli firmie zyskać fachową pomoc w odpowiednim prowadzeniu projektów czy dostosowaniu procesów.

Jakie narzędzie do zarządzania projektami?

Na szczególną uwagę zasługuje w 100% polski i bardzo uznany produkt na rynku, IC Project. Jest to narzędzie do zarządzania projektami, które wykorzystywane jest w bardzo dużej ilości biur architektoniczno-projektowych. Dlaczego? Powód jest bardzo prosty. To narzędzie, które idealnie wpisuje się w specyfikę pracy w naszej branży, a także stanowi taki złoty środek pomiędzy wysoką funkcjonalnością, a bardzo przejrzystym i intuicyjnym interfejsem. Jak wiesz, to bardzo ważne w codziennej pracy. System oparty został również na najnowocześniejszej technologii i cały czas jest rozwijany na podstawie feedbacku klientów.

IC Project to o tyle ciekawe narzędzie, że zaoferuje Twojej pracowni pełen moduł do elastycznego zarządzania projektami i zadaniami z automatycznie tworzonym harmonogramem projektu. Ty tworzysz strukturę każdego projektu dzieląc go na etapy, kategorie zadań i pojedyncze zadania. Następnie oddelegujesz zespół do pojedynczych obowiązków czy części całego projektu. Dzięki temu, zespół wie co ma do wykonania, a Ty w każdym momencie kontrolujesz realizację projektu. Jeśli Twoje projekty są podobne, do wykorzystania w IC Project masz cały system szablonowy – to nic innego, jak automatyzacja pracy, która w branży architektonicznej sprawdza się akurat znakomicie.

Grafika ze strony www.icproject.com

Zarządzanie projektami to jedno, w tym procesie znajdziesz w IC Project praktycznie wszystko czego potrzebujesz. Drugą stroną medalu jest kwestia rozliczenia projektów, a więc mechanizmy dla osób zarządzających ich finansami. W IC Project każdy pracownik może zmierzyć i zaraportować czas pracy – to pozwoli określić realną czasochłonność projektów, a nawet wyliczać prawdziwe koszty. W naszej branży, to ogromny atut dla każdej osoby zarządzającej w określaniu rentowności projektów.

No i na dokładkę w IC Project znajdziesz wiele funkcjonalności, które z tego narzędzia stworzą dla Twojej pracowni platformę dla Twojego zespołu. Z IC Project m.in. zapanujesz nad dokumentacją projektową, usprawnisz komunikację z wbudowanym komunikatorem, będziesz zarządzać kontrahentami Twojej firmy w specjalnym CRM, otrzymasz kalendarz pracy zespołowej czy moduł do zarządzania urlopami i nieobecnościami. Wszystko jednak przedstawione w bardzo mądrze zbudowanej formule, a przede wszystkim wysoko elastyczne. Nie chcesz korzystać z pewnego modułu? Wyłączasz, a interfejs staje się jeszcze bardziej przejrzysty. Proste, a takie skuteczne.

Proces wdrożenia - własna robota czy droga na skróty?

Wybór narzędzia za nami, przechodzimy do bardzo ważnego procesu wdrożeniowego. Jeśli udało Ci się poznać możliwości narzędzia i jest to rozwiązanie, które pasuje do Twojej specyfiki pracy – bez wątpienia wykonaliśmy milowy krok do przodu. Zadbaliśmy już o odpowiednią funkcjonalność, intuicyjność, dostęp do języka polskiego, aczkolwiek musimy zwrócić uwagę na dodatkową, ogromną wartość. Chodzi o specjalną usługę wdrożeniową, którą zapewnia zespół dewelopera systemu.

I w tym przypadku od razu musimy powiedzieć, że jest to niezwykle zróżnicowane, jeśli chodzi o zakres wykonania, cenę, a także doświadczenie osób, które będą dla Ciebie wiedzę przekazywać. Dlatego też w tym przypadku klucz to wybrać poprawnie. My ponownie skupimy się na produkcie IC Project, który oprócz bardzo ciekawego narzędzia jest również opakowany pełnym wsparciem oraz specjalnymi usługami wdrożeniowymi. Cały proces wdrożeniowy możemy oddać doświadczonemu zespołowi z IC Project, który wykona to w 100% za nas. Tym samym, kupimy sobie czas, wiedzę produktową, a także projektową. Co obejmuje tego typu usługa wdrożeniowa?

• Wykonanie pełnej analizy procesów - zespół wdrożeniowy wnikliwie pozna procesy w Twojej pracowni, a także potrzeby firmy w stosunku do narzędzia.
• Przeprowadzenie kompleksowego szkolenia z funkcjonowania narzędzia - Twój zespół pozna w 100% funkcjonalności i możliwości całego narzędzia, otrzyma odpowiedzi na pytania.
• Implementacja procesów firmowych podczas warsztatów praktycznych z zespołem - to przekazanie kluczowej wiedzy praktycznej, nauka pracy i implementacja realnych procesów w zgodzie z funkcjonalnością narzędzia i nadzorem wdrożeniowców.
• Kompleksowa konfiguracja konta i dostosowanie uprawnień - w ramach tego działania otrzymujemy w pełni dostosowane konto, a także określone uprawnienia naszych pracowników w ramach konkretnych wytycznych – jak w życiu, tak i w systemie.

Jak widać, cała usługa wdrożeniowa prezentuje się dość kompleksowo – od poznania procesów, przez szkolenie, implementacje procesów, aż po konfigurację konta z uprawnieniami. Warto zaznaczyć, że w przypadku IC Project tego typu wdrożenie przeprowadzane jest w dwóch formach – zdalnej i stacjonarnej w Twojej firmie. Zawsze obejmuje pełen zakres wdrożeniowy. Co bardzo ważne, wiedza w tym przypadku przekazywana jest od dewelopera systemu, a więc bezpośrednio z pierwszej ręki, bez żadnych pośredników (partner to dość niekorzystny przypadek na tym rynku!). Zespół wdrożeniowy jest bardzo doświadczony, ponieważ w naszej branży przeprowadził dziesiątki udanych wdrożeń w pracowniach architektoniczno-projektowych potwierdzonych wieloma rekomendacjami.

W tym momencie pewnie zastanawiasz się nad ceną takiego wdrożenia i już sobie wyobrażasz te wszelkie dziesiątki tysięcy złotych - błąd. Koszt usługi jest dostosowany do budżetu firmy - wdrożenie w formie zdalnej to 1999 PLN, a stacjonarnie z dojazdem do Twojej siedziby to jedynie 4999 PLN. Musisz przyznać, że cena jest dość uczciwa, jak na kompleksowość całego wdrożenia. Pamiętaj również, że po wdrożeniu nie zostajesz z wiedzą i narzędziem w samotności, ponieważ otrzymujesz z IC Project dedykowanego konsultanta w ramach Twojego pakietu – wsparcie na wysokim poziomie.

To, co udało Ci się przeczytać powyżej to zdecydowanie droga na skróty, gdzie po prostu kupujesz swój czas, wiedzę specjalistów i pewność przeprowadzenia zgodnie całego procesu. Wdrożenie tego typu narzędzia możesz przeprowadzić również indywidualnie – system jest bardzo intuicyjny (za przykład bierzemy IC Project) i wiele pracowni właśnie w ten sposób wprowadziło to rozwiązanie do swojej codziennej pracy. W tym przypadku musisz zadbać bez wątpienia o odpowiednie szkolenie - materiały edukacyjne, instrukcje, mnóstwo filmików i prezentacji. To wszystko w ogromnym stopniu pozwoli poznać funkcjonalności tego typu rozwiązania. Jeśli uda Wam się to zrobić, czas na implementację procesów - dodaj projekt, podziel na etapy zgodnie z Twoim procesem projektowym i oddeleguj odpowiednim pracownikom. Stopniowo rozszerzaj działanie w narzędziu, ale określ również na starcie wszelkie moduły, które będą w Twojej pracowni wykorzystywane. To pozwoli uniknąć pewnego chaosu na starcie, a od razu określić ramy działania. Pamiętaj, że nowe narzędzie to pewne zmiany – kilka dni, a Twój zespół będzie produktywny na nowej platformie.

Zadbaj o przyjęcie narzędzia - pierwszy miesiąc okresem do zmiany nawyków

Znasz siłę nawyków? To coś, co zawsze musimy przezwyciężać przy nowych produktach. Twój zespół obecnie jest przyzwyczajony do innej metodologii pracy, być może pracuje w innym narzędziu, a przykładowe wdrożenie systemu będzie czymś nowym. Sam czas wdrożenia to dosłownie kilka dni razem z poznaniem wszelkich funkcjonalności i implementacją procesów. Później jednak zaczyna się okres bardzo ważny - przełamywanie nawyków. To okres, który musi być pod Twoją kontrolą. To jak z jazdą samochodem. Jeśli zdasz prawo jazdy, a nie wsiądziesz później za kółko to będziesz słabym kierowcą. Z wdrożeniem tego typu narzędzia jest podobnie, aczkolwiek jeśli zespół nie będzie pracował z tego typu narzędziem to system nie znajdzie swojego zastosowania. Pierwszy miesiąc jest bardzo ważny, aby zadbać o przełamywanie nawyków i organizowanie swojej pracy w narzędziu.

Jeśli wspólnie przejdziecie przez pierwsze tygodnie - jesteśmy przekonani, że wtedy nie rozstaniecie się z takim narzędziem na dobre. Za cały proces wejścia odpowiada nawyk, który trzeba na starcie zmienić, a następnie wypracować w innej, technologicznej formule. To proste, ale wymaga uwagi.

Jak widzisz, proces wdrożenia narzędzia do zarządzania projektami czy organizacji pracy nie jest bardzo skomplikowanym procesem. Bardzo ważne, aby wybór padł na odpowiedni system – my staraliśmy się przedstawić najważniejsze aspekty na które warto zwrócić uwagę. Korzystając z naszej wiedzy, przetestowanych dziesiątki rozwiązań, zaproponowaliśmy IC Project, który funkcjonuje bardzo dobrze, a przede wszystkim jest wykorzystywany przez biura architektoniczne, co jest znakomitym dowodem zaufania społecznego. Proces wdrożenia możesz przeprowadzić samemu z dodatkowymi materiałami bądź zaufać specjalistom – to jednak jest zróżnicowane w zależności od wyboru narzędzia. Jeśli Twój wybór padnie na IC Project, sprawę masz zdecydowanie ułatwioną.

• Artykuł powstał we współpracy z nGroup System.