Design&Build w praktyce

Design&Build to pojęcie, które robi ogromną furorę na rynku aranżacji powierzchni komercyjnych. Pojawia się jako część nazw firm budowlanych lub element ich oferty. Jednak pobieżna analiza przykładów podawanych jako realizacje Design&Build wskazuje wiele różnic. W skrócie Design&Build to trzy razy „O”: oszczędność czasu, oszczędność pieniędzy i odpowiedzialność. Czym więc jest dokładnie Design&Build? Jaki jest jego główny cel? I na koniec, komu przynosi największe korzyści?

W polskiej branży zajmującej się aranżacjami i wykończeniami powierzchni komercyjnych (biura, hotele, centra handlowe, centra medyczne) to termin i pojęcie, choć coraz bardziej popularne, wciąż nowe i nie do końca zdefiniowane. Warto się przyjrzeć, jak idea Design&Build jest realizowana przez międzynarodowe koncerny na światowych rynkach.

Obrazek z wielu puzzli

Design&Build to metoda polegająca na budowie wspólnej platformy dla wszystkich podmiotów zaangażowanych w projekt wykończeniowy czy budowlany. Celem jest kompleksowe patrzenie na całą realizację, a nie wydzielanie obszarów odpowiedzialności. Takie podejście ma ograniczać ryzyka inwestycyjne na każdym etapie.

Odmian realizacji idei Design&Build jest kilka

Po pierwsze, forma najczystsza: projekt realizuje jedna firma, która kompleksowo zajmuje się całym procesem: od rozpoznania oczekiwań klienta i wymaganych (często nie do końca uświadamianych) funkcjonalności, przez przygotowanie projektu architektonicznego przestrzeni i instalacji z uwzględnieniem potrzeb oraz możliwości budżetowych, po wykonawstwo budowlane i wyposażenie wnętrza. Zakres prac może ograniczać się tylko do stworzenia pustej przestrzeni albo iść dalej i obejmować pełną aranżację, włącznie z meblami, tkaninami i drobnymi elementami wykończeniowymi.

Takie rozwiązanie ma najwięcej zalet i jest najbardziej przejrzyste: jeden podmiot, jedna odpowiedzialność. Jest też najłatwiejsze dla inwestora w sposobie procedowania: nawiązywania współpracy, jej prowadzenia, oddania projektu czy dochodzenia ewentualnych roszczeń. Przykłady tego modelu to np. warszawskie biura MMC (Marsh McLennan Companies), Whirlpool czy obecnie Stanley Black&Decker.

- Design & Build to przede wszystkim poczucie komfortu i bezpieczeństwa. Kiedy jeden partner czuwa nad designem i wykonaniem wnętrza, nie musimy martwić się, że przy rozliczeniu zabraknie nam pieniędzy. Projekt od samego początku jest zaplanowany w najdrobniejszych szczegółach. Architekt i wykonawca stanowią jeden, zgrany team, projektujący zgodnie z wyznaczonym budżetem i korporacyjnymi wytycznymi, które nie zawsze są łatwe do spełnienia – tłumaczy Jacek Białas, Director of EMEA Business Services z firmy Stanley Black&Decker, która właśnie realizuje duży projekt swojego biura.

Po drugie, mamy do czynienia z formami mieszanymi, gdzie jedna z firm od początku koordynuje wielu wykonawców i może samodzielnie wykonywać tylko część prac. Podmiot ten współpracuje np. z zewnętrznym biurem architektonicznym wybranym przez klienta czy innymi kontrahentami wskazanymi przez inwestora. Jednak to koordynator ponosi odpowiedzialność za całość projektu. Rozwiązanie to pozwala na takie przygotowanie prac, które z jednej strony odpowiada potrzebom klienta, a z drugiej jest możliwe do zrealizowania w określonych warunkach budowlanych, czasie i budżecie. W istotny sposób zmniejsza liczbę ewentualnych przeróbek i poprawek w projekcie architektonicznym.

- Dzięki Design&Build projekt od początku do końca może być spójny z wizją architekta. Pracujemy na konkretnych materiałach i technologiach, które wiemy, że nie ulegną zmianie. Całym procesem usatysfakcjonowany jest także inwestor, ponieważ nie ma ryzyka, że budżet inwestycji wzrośnie na koniec np. o 20%. – zauważa Bartosz Trzop, właściciel pracowni Trzop Architekci, partner w pracowni GT3 Architekci.

Ten tok myślenia uzupełnia od drugiej, wykonawczej strony przedstawiciel firmy Tétris Tomasz Spalik, pełniący funkcję Business Development Director w modelu Design&Build: - Dobra współpraca między wykonawcą a architektem jest warunkiem koniecznym sprawnie realizowanego projektu. Jeśli posiadamy wspólną wiedzę, to jesteśmy wstanie efektywnie zarządzać wszystkimi szczegółami. Projektując i wykonując instalacje, np. klimatyzację czy oświetlenie, w zgodzie i z projektem architektonicznym i możliwymi warunkami technicznymi na obiekcie, unikamy wielu niemiłych niespodzianek. Naszą rolą - już od etapu negocjacji - jest konieczność skoordynowania wszystkich uczestników procesu inwestycyjnego.

Każda z form Design&Build wpływa na efektywność i ułatwia klientowi prowadzenie skomplikowanego procesu budowlanego. Podstawowe korzyści dla inwestora to przede wszystkim łatwość zarządzania projektem (jeden podmiot odpowiedzialny), przewidywalność i pewność kosztów oraz czasu realizacji.

I. Odpowiedzialność

Inwestor podpisuje umowę z tylko jednym kontrahentem, który odpowiada i zajmuje się całym procesem budowlanym. Może koordynować ten proces realizując tylko jego elementy albo sam wykonywać wszystkie działania. Dla klienta korzyści są proste: jest jeden podmiot odpowiedzialny. To zdecydowanie ułatwia komunikację wielu ekip zaangażowanych w projekt oraz wpływa na czas realizacji i koszty. Inwestor nie traci też własnego czasu na pośredniczenie pomiędzy podmiotami i nie musi układać relacji pomiędzy nimi.

II. Oszczędność czasu

Wykonanie projektu i jego finalizacja odbywa się w możliwie najkrótszym czasie. Dzięki skoordynowaniu działań unika się wielu błędów, zarówno na etapie projektowania, jak i realizacji. Wszystkie formalności, w tym tworzenie harmonogramu działań i budżetowanie, odbywają się w obrębie jednego kontrahenta.

- Duże podmioty dysponują większym zapleczem i łatwiej zarządzać im logistyką, np. pracą ludzi. To pomaga lepiej zaplanować harmonogram i następnie się go trzymać. Mobilność naszych ekip wynika ze sprawnego zarządzania, ale też z bieżącej dostępności. W razie problemów na jakimś projekcie mamy skąd „przerzucić” siły bez uszczerbku dla innych prac. Tak działa efekt skali – podkreśla Maciej Duda, Operations Director Tétris.

III. Oszczędność kosztów

Lepsze planowanie i krótszy czas ma oczywiście wpływ na koszty projektu. Design&Build pozwala planować wydatki w pełnej przejrzystości na każdym etapie prac. Koordynator od początku zna najdrobniejsze potrzeby i może dzięki temu precyzyjnie zaplanować koszty. Formuła ta daje inwestorowi pewność, że budżet nie zostanie przekroczony. Uzupełnieniem są klauzule, które pozwalają na powrót ewentualnie zaoszczędzonych środków do inwestora.

- Polscy klienci często boją się jasno i czytelnie mówić o swoich budżetach od początku postępowania przetargowego czy nawet współpracy. To źle i ze szkodą dla nich. Pełna transparentność (np. proces open book) ułatwia prace i obowiązuje wszystkie strony. A umowy o poufności nie pozwalają wydostać się informacjom na zewnątrz. Światowym standardem jest takie działanie wykonawcy, by koszty minimalizować, dokonywać kompleksowego procesu optymalizacji (value management) rozwiązań i technologii na płaszczyźnie projektowej i wykonawczej. Na ewentualnych oszczędnościach zyskuje i inwestor i wykonawca. – mówi Paweł Brodzik, Managing Director Tétris.

Budżety tworzone w ramach Design&Build są z reguły dużo bardziej szczegółowe i dopasowane do projektu niż kilka różnych kosztorysów od wielu wykonawców, które zakładają, że część prac wykona np. inny podmiot.

- Budżet przedstawiony przez operatora Design&Build może okazać się z pozoru najwyższy. Niemniej jednak korzyścią dla klienta jest możliwość określenia końcowego kosztu na wczesnym etapie, z małym ryzykiem jego przekroczenia – oczywiście o ile klient nie wprowadzi zmian w trakcie realizacji. Jeśli mówimy o aranżacjach biur, to taki rodzaj planowania i współpracy najbardziej cenią sobie duże międzynarodowe firmy – najemcy powierzchni komercyjnych. Przy bardziej złożonych projektach, takich jak np. budowa centrum handlowego, wybierany jest przeważnie tradycyjny model „design, tender and build” - informuje Paweł Warda, Dyrektor Działu Zarządzania Projektami w Europie Środkowo-Wschodniej, JLL.

Inny pozytywny aspekt współpracy z firmami specjalizującymi się w Design&Build zauważa Tomasz Spalik. - Duże firmy, takie jak Tétris, które realizują wiele projektów równolegle, mają lepszą pozycję negocjacyjną z w dostawcami. Często nasi klienci nie zdają sobie z tego sprawy – podkreśla.

Podsumowanie

Design&Build w praktyce pozwala minimalizować ryzyko związane z projektowaniem i roszczeniami z tytułu wadliwej, niekompletnej lub zawierające nieoptymalne rozwiązania dokumentacji przygotowanej przez wykonawcę. Umożliwia zaproponowanie innowacyjnych rozwiązań z korzyścią zarówno dla wykonawcy jak i inwestora.

Prawdziwą zaletą tego systemu organizowania projektu jest mniejsza ilość problemów po stronie inwestora, który decydując się na realizację w formule Design&Build, wyłącza ze swojej odpowiedzialności takie elementy, jak: weryfikacja i odbiór prac projektowych, uzyskanie koniecznych pozwoleń, koordynacja prac wielu podmiotów czy negocjacje z dostawcami.

Dla wszystkich stron zaangażowanych w realizację inwestycji korzyścią jest jasne określenie potrzeb i warunków projektu. Dzięki temu unikają kosztownych i czasochłonnych poprawek, zmian projektowych, niewłaściwie wykonanych prac oraz nieodpowiednio zamówionych produktów i usług. Podmioty realizujące nie ponoszą kosztów dodatkowych wynikających często z błędów czy braku koordynacji, a także nie tracą czasu na poprawianie tych samych elementów.

- W przypadku aranżacji biurowych, coraz częściej realizujemy projekty z wykonawcami w systemie Design&Build. W ten sposób przygotowujemy również nasze siedziby na całym świecie. Międzynarodowe firmy dostrzegają korzyści płynące dla nich z takiego rozwiązania, takie jak ograniczanie ryzyka czasowego i kosztowego. Dodatkowym argumentem jest doświadczenie na poziomie regionalnym. Przedstawiciele korporacji zajmujący się tematem widzą zalety takiego modelu i szukają platformy, która jest w stanie dostarczyć usługę na poziomie regionalnym, posiadającej jednocześnie doświadczenie i wiedzę lokalną. - podkreśla Paweł Warda z JLL.