Przejrzystość wynagrodzeń – najważniejsze obowiązki pracodawców

Zasada równego wynagrodzenia kobiet i mężczyzn to jedna z podstawowa wartości Unii Europejskiej, wprost wskazana w traktatach europejskich. Pomimo, iż Unia od wielu lat wdraża tę zasadę w ustawodawstwie europejskim, to wciąż nie jest ona w pełni realizowana. Luka płacowa ze względu płeć wciąż utrzymuje się na relatywnie wysokim poziomie – w 2020 r. wynosiła ona 13%.

W ocenie instytucji unijnych kluczowym środkiem, który może przyczynić się do zapewnienia równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn jest większa przejrzystość wynagrodzeń. Realizacji tego celu służy dyrektywa 2023/970, określana jako dyrektywa o jawności wynagrodzeń.

Państwa członkowskie mają czas na jej wdrożenie do 7 czerwca 2026 r. Pierwsze przepisy wynikające z tej dyrektywy obowiązują już w polskim porządku prawnym od 24 grudnia 2025 r. Dotyczą one:

1. podawania kandydatom wynagrodzenia lub widełek płacowych (w ogłoszeniu, przed rozmową kwalifikacyjną, a najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy);
2. stosowania neutralnych nazw stanowisk w ogłoszeniach o pracę;
3. niemożności pytania kandydatów o wynagrodzenie u aktualnego i byłego pracodawcy.

Ustawa, nad którą obecnie trwają prace (o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości) ma w założeniu wdrożyć dyrektywę 2023/970 w pozostałym zakresie.

Wartościowanie stanowisk jako fundament systemu

Podstawowym wymogiem wobec pracodawców jest wymóg jednakowego wynagradzania kobiet i mężczyzn za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości. Obowiązek taki istnieje już na gruncie obecnie obowiązujących przepisów. Nowością jest jednak to, że ustawodawca wskazuje, że cel ten jest realizowany poprzez wartościowanie stanowisk pracy na podstawie obowiązkowych kryteriów – umiejętności, wysiłku, zakresu odpowiedzialności i warunków pracy, a także ewentualnie na podstawie podkryteriów lub dodatkowych kryteriów ustalonych przez pracodawcę. Konieczne jest przy tym stosowanie tych samych kryteriów do wszystkich stanowisk pracy u danego pracodawcy. Co istotne, kryteria te pracodawca musi uzgodnić z działającymi u niego organizacjami związkowymi.

Wartościowanie to procedura porównywania stanowisk pracy w celu określenia względnej wartości pracy na danym stanowisku w stosunku do pracy na innych stanowiskach. Projektodawca nie narzuca pracodawcom żadnej konkretnej metodyki wartościowania stanowisk. To pracodawca powinien zatem zdecydować, czy skorzysta z jednej z uniwersalnych metod („metoda z półki”) czy też zastosuje metodę „szytą na miarę”. Zaletą metod „szytych na miarę” jest to, że są one dostosowane do specyfiki danej firmy, ale ich stworzenie jest często kosztowne i czasochłonne. Z kolei zaletą „metod z półki” jest to, że umożliwia ona łatwe porównanie między firmami, jeśli chodzi o politykę wynagrodzeń (zarówno na rynku ogólnokrajowym, regionalnym jak i branżowym).

Struktura wynagrodzeń a dopuszczalne różnice płacowe

Po przeprowadzeniu oceny wartości pracy na określonych stanowiskach, pracodawca powinien o jej wynikach poinformować zakładowe organizacje związkowe.

Następnie, pracodawca powinien ustalić kategorie pracowników wykonujących jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości. Ustawa nie wskazuje w jaki sposób ma to zrobić. Pewną wskazówką jest natomiast opublikowane przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej narzędzie do wartościowania stanowisk. Wynika z niego, że kategorie pracowników tworzy pracodawca poprzez zgrupowanie podobnie zwartościowanych stanowisk, przy czym to pracodawca ustala przedziały punktowe dla poszczególnych kategorii. Przed dokonaniem podziału pracowników na poszczególne kategorie, pracodawca powinien to skonsultować z działającymi u niego organizacjami związkowymi.

W tym miejscu należy zauważyć, że ocena, czy pracownicy wykonują jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości, jak też czy znajdują się w porównywalnej sytuacji powinna być dokonywana nie w ramach jednego pracodawcy, lecz powinna ona dotyczyć pracodawców, którzy stosują jedno źródło zawierające warunki wynagradzania. Dotyczy to np.: sytuacji, gdy warunki wynagradzania są ustalane centralnie np.: dla wszystkich spółek z grupy kapitałowej.

Generalnie, pracownicy należący do tej samej kategorii powinni być tak samo wynagradzani, ale ustawodawca dopuszcza różnicowanie wynagrodzeń w ramach danej kategorii pod warunkiem, że to zróżnicowanie będzie się opierało na obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriach (np: osiągnięcia, kompetencje).

Kolejnym nowym obowiązkiem pracodawców będzie określenie czynników służących ustaleniu wynagrodzenia pracowników, poziomów wynagrodzeń i wzrostu wynagrodzenia. Należy tego dokonać w sposób obiektywny oraz neutralny pod względem płci, a także wykluczający wszelką bezpośrednią lub pośrednią dyskryminację ze względu na płeć. Chodzi tu zatem zarówno o wspomniane kryteria stosowane do określenia wartości pracy, jak również kryteria przenoszenia się pracownika na wyższy poziom wynagrodzenia (np.: osiągnięcia, rozwój umiejętności i staż pracy).

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników będą zobowiązani do zapewnienia swobodnego dostępu do informacji o tych czynnikach (np.: na firmowym intranecie). W przypadku pracodawców zatrudniających mniej pracowników informacje dotyczące czynników wzrostu wynagrodzeń będą udostępniane na wniosek pracownika, w terminie 30 dni od jego złożenia.

Prawo do informacji o wynagrodzeniach

Projekt ustawy przyznaje każdemu pracownikowi prawo wystąpienia z wnioskiem o informacje dotyczące jego indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia w podziale na płeć w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących jednakową pracę jak on lub pracę o jednakowej wartości jak jego praca. Obowiązek ten ma zastosowanie do wszystkich pracodawców, bez względu na ich wielkość. Tym samym pracownik będzie mógł porównać swoje wynagrodzenie (tj. swoje roczne wynagrodzenie brutto i odpowiadające mu wynagrodzenie godzinowe) ze średnim wynagrodzeniem pracowników z tej samej kategorii co on.

Pracownik będzie mógł złożyć taki wniosek osobiście lub za pośrednictwem: zakładowej organizacji związkowej lub Komisji do spraw Przeciwdziałania Dyskryminacji w Zatrudnieniu. Pracodawca będzie zobowiązany odpowiedzieć na taki wniosek na piśmie w terminie 30 dni. Pracownik będzie mógł również wnosić o szczegółowe uzupełnienie informacji dotyczących wszelkich przekazanych danych.

Sprawozdanie z luki płacowej - kopalnia wiedzy dla dużych pracodawców i ich pracowników

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty, uwzględniając pracowników tymczasowych) będą mieli obowiązek sporządzania sprawozdania dotyczącego luki płacowej. Pracodawcy zatrudniający mniejszą liczbę pracowników będą mogli sporządzić takie sprawozdanie dobrowolnie.

Sprawozdanie to będzie musiało zawierać informację o:

- podstawowej luce płacowej (zarówno rocznej jak i godzinowej) stanowiącej różnicę między średnimi wynagrodzeniami kobiet i mężczyzn (w ujęciu procentowym),

- analogicznym wskaźniku dla uzupełniających lub zmiennych składników wynagrodzenia (np. premie, bonusy),

- wskaźniku luki płacowej opartym na medianie wynagrodzeń – również w podziale na wynagrodzenia całkowite oraz uzupełniające i zmienne,

- odsetku kobiet i mężczyzn otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne (np. jaki odsetek kobiet i mężczyzn otrzymuje premie),

- odsetku pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym z czterech przedziałów wynagrodzenia,

- luce płacowej w podziale na poszczególne kategorie pracowników (pracownicy podobnie zwartościowani), osobno dla wynagrodzenia zasadniczego i składników uzupełniających i zmiennych.

Po sporządzeniu sprawozdania, pracodawca powinien skonsultować z zakładowymi organizacjami związkowymi, rzetelność informacji w nich zawartych (zapewniając związkom także dostęp do metody stosowanej przy sporządzeniu sprawozdania).

Sporządzone sprawozdanie powinno być przekazane do organu monitorującego (którym co do zasady jest pełnomocnik Rządu do Spraw Równości), który publikuje informacje zawarte w sprawozdaniu na swojej stronie w sposób umożliwiający dokonywanie porównań między pracodawcami, sektorami i regionami (oprócz informacji o luce płacowej w podziale na poszczególne kategorie pracowników). Pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 pracowników będą przekazywać sprawozdania corocznie, natomiast pracodawcy zatrudniający od 100 do 249 pracowników – co trzy lata.

Z kolei informacje o luce płacowej w podziale na poszczególne kategorie pracowników będą przekazywane przez pracodawców corocznie, w terminie do dnia 31 marca, do pracowników oraz zakładowych organizacji związkowych. Dla pracowników oznacza to dostęp do realnych danych o różnicach płacowych w ich grupie zawodowej – a więc większą przejrzystość i silniejszą pozycję w rozmowach o wynagrodzeniu.

Pracodawca będzie mógł także być zobowiązany do udzielenia dodatkowych, szczegółowych wyjaśnień w terminie 30 dni. Jeżeli z tych dodatkowych wyjaśnień wyniknie, że różnice w wynagrodzeniu między mężczyznami a kobietami nie mają obiektywnego uzasadnienia, to pracodawca będzie zobowiązany do podjęcia skutecznych działań zaradczych w terminie nie dłuższym niż 8 miesięcy.

Niezależnie od powyższego, obowiązek podjęcia działań zaradczych istnieje zawsze, gdy ze sprawozdania z luki płacowej będzie wynikać, że w którejkolwiek kategorii pracowników luka płacowa ze względu na płeć wynosi w wartości bezwzględnej co najmniej 5% i nie jest uzasadniona obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami. Termin na skuteczne podjęcie działań mija 30 września roku kalendarzowego, w którym przekazano sprawozdanie z luki płacowej.

Obowiązek przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń

Pracodawca zatrudniający co najmniej 100 osób, u którego sprawozdanie wykazało lukę płacową w którejkolwiek kategorii pracowników w wysokości co najmniej 5%, który nie uzasadnił tej luki na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów, a jednocześnie nie podjął skutecznych działań zaradczych, będzie miał obowiązek przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń.

Ocena ta jest dokonywana w konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi lub – jeśli ich nie ma – z przedstawicielami pracowników.

Wspólna ocena wynagrodzeń polega na kompleksowej analizie różnic płacowych u pracodawcy między mężczyznami a kobietami. Obejmuje ona w szczególności: identyfikację i ocenę skali różnic płacowych, ustaleń przyczyn tych różnic, analizę, kto korzystał ze wzrostów wynagrodzeń po powrocie z urlopów (macierzyńskiego, wychowawczego), określenie niezbędnych działań naprawczych, a także ocenę skuteczności wcześniej wdrażanych środków.

W ciągu 14 dni od dnia zakończenia wspólnej oceny wynagrodzeń Pracodawcy będą zobowiązani do przekazania informacji ze wspólnej oceny wynagrodzeń, pracownikom, zakładowej organizacji związkowej oraz organowi monitorującemu. Środki zaradcze wynikające ze wspólnej oceny będą musiały być wdrożone w konsultacji z zakładową organizacją związkową (lub w razie jej braku z przedstawicielstwem pracowników) w terminie 10 miesięcy.

Wzmocnienie pozycji pracownika w sporze z pracodawcą

Ustawa zawiera również istotne ułatwienia dla pracowników dochodzących roszczeń związanych z naruszeniem zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Projekt ustawy przewiduje, że nawet jeśli pracownik nie uprawdopodobni występowania bezpośredniej lub pośredniej dyskryminacji, ciężar dowodu zostanie przeniesiony na pracodawcę, gdy naruszy on obowiązki związane z przejrzystością wynagrodzeń (np.: nie informował pracowników o czynnikach służących ustaleniu wynagrodzeń oraz poziomach wynagrodzenia; pracodawca nie sporządził lub wadliwie sporządził sprawozdanie z luki płacowej; pracodawca nie przeprowadził lub wadliwie przeprowadził wspólną ocenę wynagrodzeń). To on będzie musiał wykazać, że przy różnicowaniu wynagrodzenia kierował się obiektywnymi powodami.

Nowe regulacje oznaczają dla wielu pracodawców konieczność zbudowania całkiem nowej polityki wynagrodzeń. W praktyce będą oni musieli w szczególności:

- wdrożyć system wartościowania stanowisk pracy oparty na jednolitych, obiektywnych kryteriach,

- powiązać procesy decyzyjne dotyczące wynagrodzeń z analizami luki płacowej, a nie opierać ich wyłącznie na uznaniowości,

- prowadzić szerokie konsultacje ze związkami zawodowymi (lub przedstawicielami pracowników) – zarówno przy tworzeniu polityki wynagrodzeń, jak i jej stosowaniu,

- systematycznie analizować dane płacowe i raportować je w określonych terminach,

- dokumentować przyczyny różnic w wynagrodzeniach oraz być gotowym do ich wykazania przed Państwową Inspekcją Pracy lub sądem,

- wdrażać działania naprawcze w przypadku stwierdzenia nieuzasadnionych nierówności.