Pełna cyfryzacja procedur budowlanych

Do Sejmu trafi wkrótce projekt ustawy wprowadzającej pełną cyfryzację procesu inwestycyjno-budowlanego i zmieniającej Prawo budowlane. Według założeń ustawy w połowie przyszłego roku ma już obowiązywać wyłącznie elektroniczny obieg wszystkich dokumentów.

Termin 30 czerwca 2023 r. przewidziany w ustawie jest bliski. Jest to już trzeci, długo oczekiwany a także kluczowy, etap transformacji cyfrowej. Warto już dziś przybliżyć jego największe korzyści i mocne strony (zobacz artykuł: Jak może wyglądać Prawo budowlane w 2023 roku - https://www.gunb.gov.pl/aktualnosc/jak-moze-wygladac-prawo-budowlane-w-2023-roku).

Przypomnijmy, projekt cyfrowej transformacji budownictwa trwa już dłuższy czas, ponieważ rozpoczął się w lipcu 2020 r. w wyniku pandemii, poprzez uruchomienie strony e-Budownictwo. W lutym 2021 r. weszły w życie przepisy, które wprowadziły elektroniczną formę wniosków dla pierwszych dziewięciu procedur. Był to I etap cyfryzacji. Od tego momentu w serwisie internetowym e-Budownictwo można już pobrać i wypełnić online formularze budowlane i przesłać je drogą elektroniczną do urzędu. Było to duże ułatwienie dla inwestorów i przyczyniło się do popularyzacji projektu cyfryzacji. Momentem przełomowym okazał lipiec 2021, kiedy uruchomiony został najważniejszy i najbardziej oczekiwany wniosek o pozwolenie na budowę, do którego można było załączyć projekt budowlany (architektoniczno-budowlany i zagospodarowania działki lub terenu) w postaci elektronicznej. Czy cały ten proces przebiegał bez wątpliwości?

Wprowadzenie cyfrowego projektu budowlanego nie obyło się bez pytań i dyskusji, ale argumenty, które przemówiły za uruchomieniem cyfrowego projektu budowlanego, przeważyły – odpowiada Dorota Cabańska, główny inspektor nadzoru budowlanego. - Według szacunków GUNB, roczne zużycie papieru przez administrację na potrzeby dokumentacji w procedurze wniosku o pozwolenia na budowę w 2020 r. wyniosło 22,5 tys. ton, co wymagało zabezpieczenia powierzchni magazynowej o łącznej kubaturze 34 tys. metrów sześciennych. Oczywiście, w praktyce magazyny do przechowywania dokumentów znajdują się w całym kraju, w starostwach i urzędach wojewódzkich, więc gołym okiem nie widać skali zgromadzonej dokumentacji. Urzędnicy wielokrotnie podkreślali jednak, że w miejscu ich pracy piętrzą się kartony z papierami, co przekłada się negatywnie na komfort i jakość ich pracy. Cyfryzacja projektu budowlanego i procedury wniosku o pozwolenie na budowę, choć była kierunkowo bardzo dobrym krokiem, to jednak w niewielkim stopniu przyczyniła do poprawy tej sytuacji. Rocznie od 2 do 5 % wniosków w procesie budowlanym obsługiwanych jest elektronicznie. Wniosek nasuwa się sam: tylko pełna cyfryzacja da odczuwalną redukcję kosztów zużycia papieru, logistyki oraz magazynowania dokumentów – dodaje.

II etap cyfryzacji to prace nad poszerzeniem jej zakresu o dalszą obsługę procesu budowlanego. Ustawa z 7 lipca 2022 r., która była bardzo szeroko konsultowana i omawiana ze środowiskiem inżynierów i architektów, wprowadziła zmiany w Prawie budowlanym, polegające na uruchomieniu kolejnych systemów, które wpierają proces po złożeniu wniosku w serwisie e-Budownictwo. Kluczowa jednak okazała się tu cyfryzacja dziennika budowy, który jest najważniejszym dokumentem na budowie. Powstał system Elektronicznego Dziennika Budowy (EDB), który zostanie uruchomiony 26 stycznia 2023 r.

Jakie dalsze działania prowadzi GUNB, Dorota Cabańska wyjaśnia: Po wybudowaniu budynku bardzo ważne jest jego utrzymanie. Dlatego opracowaliśmy cyfrową Książkę Obiektu Budowlanego i przeprowadziliśmy modernizację Rejestru Kontroli Obowiązkowej i Rejestru Katastrof Budowlanych. Chcieliśmy, aby dane z kontroli budynku były gromadzone w sposób bezpieczny i były dostępne dla zainteresowanych. Inną inicjatywą podjętą w tym etapie była cyfryzacja Centralnego Rejestru osób posiadających Uprawnienia Budowlane (CRUB), czyli upowszechnienie danych zamkniętych dotychczas w GUNB w nowym systemie e-CRUB, a także modernizacja RWDZ poprzez dodanie interfejsu dla zewnętrznych programistów (API), aby mogli korzystać z danych w rejestrze.

A skąd wiemy, jakie potrzeby i oczekiwania mają obywatele w zakresie cyfryzacji?
W lutym 2022 r. wspólnie z agencją MASMI zrealizowaliśmy badanie opinii >>Potrzeby obywateli w procesie inwestycyjnym<< (zobacz raport: https://www.gunb.gov.pl/strona/badania-opinii) – mówi Dorota Cabańska. - Podczas wywiadów zapytaliśmy inwestorów oraz ekspertów z branży budowlanej o ich stosunek do cyfryzacji. Respondenci byli entuzjastycznie nastawieni do projektu. Dla architektów, inżynierów i inwestorów każde rozwiązanie cyfrowe to krok w przyszłość i potencjalne ułatwienie, przyspieszenie i obniżenie kosztów załatwiania spraw: bez konieczności wychodzenia z domu, stania w kolejkach, drukowania i skanowania wielu stron dokumentów. Pytani przez nas obywatele podkreślali jednak, że faktyczna przydatność cyfrowych rozwiązań zależy od szybkości i skuteczności działania systemów i urzędników. Według opinii niektórych respondentów urzędnicy potrzebują odpowiednich narzędzi, aby korzystać z rozwiązań cyfrowych – wyjaśnia Dorota Cabańska.

Czy GUNB orientuje się w tych potrzebach i podejmuje jakieś kroki, aby zapewnić odpowiednie wsparcie?
Wiemy o tym doskonale i wychodzimy tym potrzebom naprzeciw. Regularnie organizujemy szkolenia z nowych systemów i zmian prawnych - stacjonarnie oraz przez internet. Uruchomiliśmy także platformę szkoleniową z kursami e-learningowymi dotyczącymi nowych systemów, nowych przepisów i technicznych aspektów związanych z podpisem elektronicznym. Potrzeby urzędów związane z cyfryzacją były też przez nas analizowane i oceniane podczas spotkań, szkoleń i konferencji. Dużo jeździmy po kraju i wsłuchujemy się w ich głos. W ten sposób, w organach administracji architektoniczno-budowlanej i organach nadzoru budowlanego, zidentyfikowaliśmy braki w zakresie oprogramowania i infrastruktury. W odpowiedzi na zgłaszane przez pracowników organów zapotrzebowanie, uruchamiamy w przyszłym roku System Obsługi Postępowań Administracyjnych w Budownictwie. SOPAB jest nie tylko systemem informatycznym usprawniającym obsługę elektronicznych wniosków, ale całym projektem, w ramach którego przewidziane jest dostarczenie urzędom sprzętu o wartości 14,5 mln złotych. Wdrożenie projektu (realizowanego etapami w latach 2023-2025) wpiera wspomniana na początku artykułu ustawa, zakładająca uruchomienie jednolitego systemu i standardu obsługi obywateli w procesie inwestycyjnym – wyjaśnia GINB.
Można zatem wysnuć wniosek, że tylko ambitny plan związany z pełną cyfryzacją w ustawie zmieniającej Prawo budowlane może być odpowiedzią na zapotrzebowania obywateli i urzędników.

Wdrożenie Systemu Obsługi Postępowań Administracyjnych w Budownictwie będzie stanowiło III etap cyfryzacji. Najważniejsze funkcje systemu polegają na gromadzeniu i udostępnianiu informacji o wszelkich rejestrach, ewidencjach, danych przestrzennych i innych, które są niezbędne dla urzędnika przy podejmowaniu decyzji w procesie budowlanym. Ponadto system będzie korzystał z danych innych systemów takich jak e-Budownictwo, RWDZ, EZD oraz wyposażony zostanie w gotowe wzory pism, a także zapewni automatyczne generowanie raportów. W kolejnych etapach SOPAB zostanie poszerzony o zaawansowany moduł raportowy i mapowy, ale już pierwsza wersja dostępna 30 czerwca 2023 r. w ogromnym stopniu przyczyni się do poprawy jakości pracy urzędników i redukcji kosztów.

O jakiego rzędu oszczędnościach mówimy?

Rocznie w skali kraju zaoszczędzimy minimum 6 mln zł na same listy wymagane do podstawowej obsługi wniosków z projektem i 24 mln zł na magazynowanie projektów budowlanych. W organach czas rozpatrywania każdego wniosku o pozwolenia na budowę i zgłoszenia robót budowlanych zostanie skrócony o 2 godziny. Automatyzacja raportowania pozwoli także zaoszczędzić czas 8 godzin na każdy raport, a co roku urzędnik w jednym organie musi przygotowywać 16 raportów. Wniosek: ten dodatkowy czas urzędnicy będą mogli wykorzystać na pracę merytoryczną i rozwój zawodowy - wyjaśnia Dorota Cabańska.

Transformacja cyfrowa jest jednym z priorytetów Unii Europejskiej i polskiego rządu. Wiele programów prospołecznych dotyczących obywateli opiera się wyłącznie na technologiach cyfrowych (np. program 500+). Doświadczenia pokazują skuteczność przyjętych rozwiązań opartych o nowe technologie. W UE całkowicie cyfrowy obieg dokumentów wniosków o pozwolenie na budowę wprowadziła Chorwacja, Litwa, Estonia, Finlandia, Dania i Norwegia. Hybrydowy - papierowy i elektroniczny - obieg dokumentacji wprowadziły wszystkie kraje poza Rumunią, natomiast tylko w Polsce, Szkocji, Rumunii i Irlandii stosuje się jeszcze pocztę tradycyjną w komunikacji pomiędzy uczestnikami procesu.

My chcemy to zmienić. Cyfryzacja przyniesie korzyści wszystkim obywatelom. Technologie cyfrowe są również kluczem do zwalczania zmiany klimatu i osiągnięcia celów zielonej transformacji. Rozwiązania cyfrowe stworzą nowe możliwości dla przedsiębiorstw budowlanych i dla administracji, będą bodźcem do rozwoju godnej zaufania technologii, zapewnią branży budowlanej dynamiczny i zrównoważony rozwój, będą sprzyjać otwartemu i demokratycznemu społeczeństwu – mówi Dorota Cabańska.
Zatem rachunek jest prosty, warunek jest tylko jeden cyfryzacja usług budowlanych. Cyfryzacja umożliwia bowiem nieprzerwane działanie procedur oraz bezpieczeństwo pracowników. Dzięki cyfrowym usprawnieniom na jakości zyskuje również obsługa klienta w urzędzie. I to są wartości dodane całego procesu, który wprowadzą i uporządkują nowe przepisy.