Indywidualny uniwersalizm
Do wyboru biura inwestorzy podchodzą z dużą dbałością. Biorą pod uwagę wszystkie ważne parametry: sprawdzają lokalizację, standard klimatyzacji, oświetlenie, bryłę obiektu itp., czyli typowy „hardware” budynku. Wraz z rozwojem, firmy coraz częściej zaczynają przywiązywać wagę także do „software’u”, czyli funkcjonalności i ergonomii pracy. Otwiera to rynek na nowe usługi projektantów.
Architektura wnętrz biurowych, umiejętność wykorzystania dostępnej powierzchni, dopasowanie aranżacji do struktury organizacyjnej firmy oraz stworzenie wygodnych stanowisk pracy, dobranych do specyfiki wykonywanego zawodu, nie zawsze są traktowane priorytetowo. Większość pracodawców i zarządów firm nie ma dużego doświadczenia w zakresie programowania funkcjonalności powierzchni biurowej i powinna skorzystać z doradztwa architekta lub/i facility managera. Rola projektantów potrafiących zaproponować i opracować takie rozwiązania będzie w najbliższych latach coraz większa. Rozwojowi rynku takich usług sprzyja rosnące zapotrzebowanie na nowe powierzchnie biurowe o podwyższonym standardzie (od B do A), jak również problemy firm ze znalezieniem wykwalifikowanej kadry pracowniczej, presją na podwyżki pensji itd. Pracodawcy potrzebują rozwiązań umożliwiających uzyskanie najwyższej efektywności pracy, a funkcjonalne biuro może być doskonałym narzędziem do tego celu.
Dzisiaj w Polsce rzadko kiedy poważnie podchodzimy do zwiększenia personalizacji stanowiska pracy, a projekty aranżacji są wykonywane na wysokim poziomie ogólności. Warto jednak zwrócić uwagę na warunki, jakie przygotowujemy dla osób, które każdego dnia realizują cele firmy, wypracowują zyski i stanowią jej siłę napędową. Efekty pracy zależą przede wszystkim od zapewnienia właściwej komunikacji oraz stworzenia kreatywnego środowiska. Dla pracownika najistotniejsze jest to, aby dobrze czuł się w pracy, stąd tak ważna staje się również wygoda jego fotela i biurka. Nie zapominajmy, że przepisy BHP są tylko wytyczną i stanowią jedynie minimalne wymagania w tej dziedzinie. Znajdziemy w nich zakres regulacji wysokości biurka (od ok. 64 do ok. 84 cm), czy mechanizmy, w jakie powinien być wyposażony fotel, np. opcję wychyłu oparcia do 30 stopni w tył i możliwość dynamicznego siedzenia. Współczesne – funkcjonalne i ergonomiczne – biuro powinno iść o kilka kroków dalej.
Indywidualne czy uniwersalne?
Nowe trendy w ergonomii pokazują, jak można efektywnie wykorzystać nowoczesną technologię, dizajn i materiały do stworzenia wnętrza, które będzie stanowiło nie tylko przyjazne, ale też kreatywne środowisko pracy. Idąc tym tropem, możemy wyodrębnić dwa główne nurty:
- oparty na indywidualnym podejściu do stanowiska pracy,
- oparty na indywidualnym podejściu do formy pracy.
W tym pierwszym przypadku oznacza to możliwość stworzenia miejsca pracy, uwzględniając oczekiwania pracownika m.in.: poprzez dobór oświetlenia, wyposażenia szafy w szufladki, przegródki, półki na dokumenty, czy regulowany elektrycznie blat biurka, dający możliwość wyboru formy pracy siedzącej lub stojącej. Istotny jest również wygodny fotel, który posiada wiele mechanizmów, co pozwala na indywidualne dopasowanie go do postury pracownika.
Drugi nurt opiera się na możliwości wyboru środowiska biurowego w zależności od wykonywanych zadań czy nastroju danego dnia, m.in.: od stanowiska w open-space, przez pokój tzw. cichych rozmów lub nieformalnych spotkań, czy też miejsca w bufecie „przy kawie”. Stanowiska pracy charakteryzują się wówczas indywidualną stylistyką, atrakcyjną formą, ciekawą kolorystyką i przeznaczone są do wykorzystywania przez wielu użytkowników.
Należy zauważyć przenikanie się tych dwóch nurtów, a nawet ich symbiozę w firmie. Przy stanowiskach, gdzie pracownicy spędzają dużo czasu przed komputerem i pracują z dokumentami firmy, powinniśmy zadbać o jak najwyższy komfort, tak aby zmęczenie pracownika po kilku godzinach pracy było jak najmniejsze, a satysfakcja z wykonywanych zadań jak najwyższa. Jest to szczególnie istotne przy pracy koncepcyjnej lub wymagającej dużego skupienia. Natomiast dla stanowisk typu hot-desk, gdzie pracownicy większość czasu spędzają poza biurem, a ilość stanowisk jest niższa niż liczba korzystających z nich osób, projektuje się zróżnicowane (zarówno koncepcyjnie, jak i wizualnie) miejsca pracy, aby dopasować je do różnej specyfiki pracy, oczekiwań czy nastroju.
Idealnym rozwiązaniem wydaje się zatem firma, w której część pracowników korzysta z biura każdego dnia, mając do dyspozycji w pełni przystosowane do swoich potrzeb stanowiska, a część jej personelu pracuje w terenie i korzysta z biura sporadycznie – aby wykonać projekt, spotkać się z potencjalnymi klientami czy też uzupełnić dokumentację.
W praktyce...
Nowatorskie rozwiązania w zakresie aranżacji przestrzeni biurowych przejawiają się już nie tylko w wirtualnych projektach, ale są również wdrażane w rzeczywistości. Za przykład posłużyć może jedno z dużych przedsiębiorstw ubezpieczeniowych w Holandii. Przed metamorfozą biuro wyglądało dość tradycyjnie. Każdy posiadał swoje biurko, szafę, kontener itp. Zarząd zlecił zaprojektowanie wnętrz z uwzględnieniem formy i czasu pracy na poszczególnych stanowiskach, specyfiki działalności oraz indywidualizmu w podejściu do pracownika. Powstały różne strefy funkcjonalne (m.in. strefa pracy, spotkań, relaksu), dzięki czemu biura nabrały zupełnie innego wyrazu (patrz fotografia).
Dla pracowników był to przełom. Zmiana została bardzo entuzjastycznie przyjęta, a firma w ciągu dwóch lat podniosła swoją zyskowność o ponad 15%, podczas gdy rynek usług ubezpieczeniowych przechodził okres stagnacji. Ponadto ograniczono koszty wynajmu powierzchni biurowej o ponad 30%, gdyż okazało się, że wcześniej część biur rozmieszczonych na pięciu piętrach budynku była wykorzystywana sporadycznie, np. sale konferencyjne czy bufet.
W nowej koncepcji strefy te przeniesiono do części, w której już wcześniej znajdowała się infrastruktura teletechniczna. Na pierwszy rzut oka takie miejsca pracy mogą nie kojarzyć się ze standardowym rozumieniem tego słowa, ponieważ brak jest typowych biurek, kontenerów czy szaf. Mimo to w tej firmie doskonale wpisują się w potrzeby pracowników, którzy wolą część pracy wykonywać w bardziej domowej lub kawiarnianej atmosferze, zwłaszcza, że z tak zaprojektowanych stanowisk pracy mogą korzystać o dowolnej porze.
Przygotowano także pomieszczenia zamknięte: zespół małych 4-6-osobowych salek oraz kilka większych sal konferencyjnych – odpowiednich do spotkań roboczych czy negocjacyjnych w mniej lub bardziej licznych grupach, a także „pokoje cichej pracy”. Pracownicy korzystający w danym dniu z biur firmy (gdy nie pracują z klientami w terenie) rezerwują sobie stosownie do potrzeb odpowiednie pomieszczenie lub korzystają z biurek w otwartej, „kawiarnianej” części biura. Czasami wystarczy posłuchać ludzi i dać im to, czego pragną, a efekty pojawią się same.
Przykładem podobnej realizacji na rynku polskim może być nowa siedziba firmy Tibnor w Żórawinie pod Wrocławiem (filia szwedzkiego koncernu stalowego Tibnor AB), zaaranżowanej w sposób, który odpowiadał oczekiwaniom pracowników. W procesie zakupu mebli sami wybierali rozwiązania, testowali produkty, a potem oferta cenowa została przekazana zarządowi. W ostatnim etapie firma, akceptując pomysły swoich pracowników, miała pewność, że jest to możliwie najlepsze rozwiązanie. Z ciekawych realizacji na uwagę zasługują m.in.: strefa sportu i relaksu z drabinką gimnastyczną do ćwiczeń i rozciągania kręgosłupa czy indywidualny układ szaf oraz biurek, dopasowanych do charakteru pracy danych działów.
Na współczesnym rynku zauważyć można wyraźny wzrost zapotrzebowania na tego rodzaju usługi. Wiele firm szuka alternatywnych rozwiązań, które obniżą koszty ich działania (mniejsze zapotrzebowanie na powierzchnię biurową przy hot-deskach), a jednocześnie zwiększą efektywność pracy w biurze poprzez zapewnienie pracownikom satysfakcji, ich integrację w ramach zespołu i firmy, jak również większe zaangażowanie i kreatywność w pracy. Największym kapitałem każdej firmy są ludzie, którzy w niej pracują. Zdają sobie z tego sprawę liderzy rynku niezależnie od branży, dbając nie tylko o fasadę budynku, ale przede wszystkim o wnętrze i właściwe środowisko pracy.
Dagmara Szwaj
autorka jest koordynatorem programu "Zdrowe biuro"
[email protected]
Źródło: Zawód Architekt
Autorzy:
Dagmara Szwaj
