Program do zarządzania projektami, który popularnością podbija pracownie architektoniczne.

Efektywne zarządzanie projektami to klucz do sukcesu w każdej pracowni architektonicznej. W końcu cała praca w tej branży opiera się na projektach, a to one budują rentowność biznesu. Im szybciej jesteśmy w stanie oddać klientowi dany projekt, im mniej poświęcić na niego czasu w odpowiedniej jakości, tym lepiej prosperuje biuro, a firma więcej zarabia.

To naturalne aspekty, które blisko korelują z produktywnością, organizacją i wydajnością naszej pracy. W jaki sposób obecnie podchodzi się w pracowniach architektonicznych do zwiększania wydajności pracy? Sposobów na to jest wiele, ale jednym z nich bez wątpienia jest rozwijająca się technologia. I idąc tym tropem, przyglądamy się IC Project, czyli polskiemu programowi do zarządzania projektami, który bije rekordy popularności w pracowniach projektowych. Co jest w nim fenomenalnego, jak działa, i dlaczego sprawdza się w naszej branży? To pytania, które dziś poddamy na naszym warsztacie do kompleksowej analizy. To co, sprawdzamy?

Czym jest IC Project i na czym to w ogóle polega?

IC Project to przede wszystkim program do zarządzania projektami. I to 100% polskie rozwiązanie. Analizując jego możliwości w praktyce, a także wszystkie materiały na temat samego programu, pojawia się wiele informacji na temat jego intuicyjności w codziennym użytkowaniu, ale też sporej kompleksowości w kontekście oferowanych możliwości. Wiele można znaleźć również względem dostosowania do naszej branży, czyli po prostu specyfiki pracy w pracowniach projektowych. Wydaje się, że ten podstawowy argument wyjaśniałby już na wstępie, dlaczego to właśnie biura projektowe upodobały sobie to rozwiązanie.

Wytłumaczmy jednak krok po kroku, jak działa IC Project w praktyce. Jest to program, który wspiera zarządzanie projektami. Dodajesz w nim wszystkie projekty, określasz ich zakres czasowy, budujesz z klocków ich głębszy podział, np. wyznaczając etapy, poszczególne zadania, i oczywiście łączysz to wszystko ze swoim zespołem. Twoja ekipa otrzymuje w programie oddelegowane zadania i współpracuje we wspólnej przestrzeni, np. oznaczając obecny status zadania, dodając plik, czy komunikując się na zadaniu lub w komunikatorze.

To oczywiście szybkie przedstawienie sposobu działania tego programu, natomiast w ogólnym rozrachunku możemy jego możliwości i przeznaczenie podzielić na dwa: znakomite rozwiązanie dla osoby zarządzającej projektem, która otrzymuje multum kluczowych informacji na temat samego projektu, ale również środowisko do codziennej pracy dla każdego z pracowników w pracowni architektonicznej. Pozyskując feedback od osób z branży, to takie narzędzie, które po prostu odpalamy z samego rana i zaprzyjaźniamy się z nim na cały dzień, bo jest to organizacyjne centrum dowodzenia dla naszej pracy.

Dlaczego Twój zespół powinien (prawdopodobnie!) polubić ten program?

Jakby to powiedzieć, my nigdy niczego pewni być nie możemy, ale w naszych opiniach bazujemy na pewnych suchych faktach. A jednym z tych faktów jest to, że osoby pracujące w pracowniach architektonicznych mocno polubiły pracę w środowisku IC Project. Wiemy to po rozmowach z kilkoma firmami projektowymi, po spotkaniach na różnych eventach skierowanych dla naszej branży, i ten feedback jest naprawdę całkiem pozytywny.

Pewnie wszystkich nie uda się zadowolić, bo tak się nie da, ale sprowadzając dyskusję do większości, IC Project to narzędzie doceniane przez zwykłych pracowników, i tego się trzymamy. Dlatego też warto przeanalizować, skąd takie opinie, bo powiedzmy sobie szczerze, zespół w firmie nie jest łatwo przekonać do zmian i przyzwyczaić do nowego.

Co jest szczególnie doceniane przez zespół?

Pierwszy podstawowy argument, który wybrzmiał w naszych dyskusjach to prostota korzystania z tego narzędzia i wielkie wsparcie ze strony zespołu IC Project. Program jest prosty, łatwy w obsłudze i nie wymaga żadnego skomplikowanego działania. Firma i zespół nie są jednak pozostawione same sobie, bo od samego początku są zaopiekowani przez zespół tego programu, od pierwszego spotkania przedstawiającego możliwości narzędzia, przez wykonanie pełnego szkolenia i wdrożenia w firmie, aż po ciągłe i chwalone wsparcie.

Drugi argument to oczywiście możliwości samego narzędzia dla zespołu pracującego na projektach. I w tym przypadku nie mówimy o osobach zarządzających, a pracownikach powiedzmy niższego szczebla, którzy realizują pracę zadaniową w tych projektach. Wiele pracowni architektonicznych niestety nie jest zbyt dobrze zorganizowana. Komunikacja na mailach, zadania w pamięci, pliki na komputerach, a kolorowe karteczki rozklejone na biurku. To nie jest środowisko, które wspiera wydajność i organizację pracy. No i właśnie w tym pomaga IC Project, by wykorzystać to, co obecnie oferuje technologia w przystępnej formie.

IC Project to przede wszystkim środowisko do codziennej pracy dla całego zespołu. To w tym miejscu każdy widzi projekt, który obecnie realizuje, z łatwością odnajdzie zadania, które ma oddelegowane, a do tego wszystkie informacje na temat swojej pracy ma w programie. Bez problemu dołączy lub pobierze plik, doda komentarz do zadania, skomunikuje się z inną osobą realizującą projekt, czy otrzyma powiadomienie o zbliżającym się terminie. To jest zorganizowana praca, gdzie nie ma dopytywania, czasochłonnego przeszukiwania papierów, i to sprawia, że pracownicy przekonują się do takiej metody swojej pracy. No i pamiętajmy, że w tym programie pracujemy po polsku, co też stanowi dodatkową, docenianą wartość.

A jak ten program pomaga w zarządzaniu projektami?

Kluczowy w tej układance jest fakt, że IC Project ma dwie strony medalu. Pierwsza to możliwości dla poszczególnych pracowników z Twojego zespołu, a druga to multum wartości w zarządzaniu projektami, i to szczególnie właśnie dla osób zarządzających

Wyobraź sobie sytuację, że wchodzisz do programu i wiesz po jednym spojrzeniu wszystko o prowadzonych projektach. Znasz ich postęp realizacji na dzień dzisiejszy, wiesz, ile pracownicy przepracowali z zaplanowanego czasu, a po jednym kliknięciu zmieniasz widok na harmonogram wszystkich projektów na osi czasu. Od razu wiesz, kiedy można wrzucić dodatkowy projekt, czy które z tych z tych projektów nachodzą na siebie i będzie mały problem, by nic się w tym planie projektowym nie wysypało. To wszystko system wizualizuje automatycznie, a Ty masz dane, których do tej pory prawdopodobnie brakowało.

Przechodząc głębiej do projektu, otrzymujesz wiele szczegółowych informacji na temat obecnego etapu realizacji w projekcie, a także automatycznie tworzony harmonogram projektu. Jeśli znasz sytuację, kiedy musisz poświęcać multum czasu na tworzenie harmonogramu projektu, to w tym programie nie musisz tego robić, bo harmonogram tworzy się automatycznie na podstawie całego projektu. Ty tylko dostosowujesz sobie terminy, ustawiasz zależności (jak opóźni się jeden etap, kolejny również będzie opóźniony). Z łatwością możesz wyłapać odchylenia czasowe na projekcie, bo system posiada funkcje (to fajne!) nakładania na siebie harmonogramów z różnych dat.

Dla przykładu możesz porównać harmonogram z momentu wystartowania z projektem, a także z momentu, kiedy ten projekt jest na finiszu. To od razu pozwoli pokazać, która część przyniosła największy rozjazd w zaplanowanych terminach. Jeśli chcesz, jedno kliknięcie i masz harmonogram w pliku, np. do wysłania dla Twojego klienta. Fajne, co nie? Harmonogram ogólnie uważamy za mocny element tego programu.

W tym programie połączysz czasy pracy z finansami. Czy to funkcja wręcz stworzona dla biura projektowego?

W biznesie ważnych jest wiele aspektów, ale finanse są jednym z najważniejszych. To w końcu decyduje o być, lub nie być danej firmy na rynku. IC Project to połączenie zarządzania projektami z zarządzaniem finansami na poziomie każdego projektu. Jak to działa w praktyce? Cała struktura projektu (np. podział na etapy) jest dostępna w widoku finansowym, który pozwala sobie odpowiednio rozplanować budżet, czyli oszacować koszty i zaplanować przychód na każdej części projektu.

Jeśli to zrobisz, w programie masz kluczowe dane, które pozwolą potem porównać realne wyniki finansowe. Przechodząc do realizacji projektu, pojawiają się koszty i wpadają przychody. Wszystko widzisz w tym programie na swoim projekcie, bo za to odpowiada pełny moduł finansowy. Każdy z kosztów możesz z łatwością dodawać do projektu, ale chwila, chwila… Co z kosztem pracowniczym? Wydaje się, że czas pracy pracowników to chyba jeden z najcięższych kosztów do wyliczenia, a tak ważny przy rentowności projektów. No i to jest chyba największa zaleta IC Project, bo nigdzie indziej tego nie widzieliśmy (może mało widzieliśmy?).

System jest wyposażony w cały mechanizm prostego mierzenia i raportowania czasu pracy. Jeśli pracownik ma zadanie, od razu podczas jego realizacji raportuje, ile mu zajęło czasu. Program wizualizuje wszystkie czasy na specjalnych raportach i dodatkowych widokach, ale ten czas automatycznie się przelicza po jego stawce godzinowej na koszty projektowe. Twój zespół pracuje, raportuje czas pracy, a w ramach tej pracy rosną automatycznie koszty na projekcie. W każdym momencie zobaczysz odchylenie kosztowe i wyłapiesz kluczowy moment, kiedy koszt realny przekroczył budżet.

Rozmawiając z osobami z branży, to chyba jeden z takich elementów, który jest ciężko w naszych biznesach połapać, i połączenie tych wszystkich aspektów w IC Project budują pomalutku narracją z argumentami, które potwierdzają, dlaczego branża projektowa polubiła ten program, a on funkcjonuje już z powodzeniem w wielu pracowniach architektonicznych.

Czy to program dla Twojej pracowni projektowej?

My tego nie wiemy, a to pewnie pytanie, które może sobie zadać wiele z naszych czytelników. Bazując na doświadczeniach innych biur projektowych, opisując i analizując możliwości tego programu, staramy się przybliżyć odpowiedź. Ty jednak znasz swoje problemy, swoją specyfikę pracy i pomału zapewne identyfikujesz aspekty do poprawy. Jeśli uważasz, że masz przestrzeń do lepszej organizacji pracy, efektywniejszego zarządzania projektami, a przy tym nie posiadasz wszystkich wskaźników finansowych bądź czasowych o prowadzonych projektach, odpowiedź klaruje się sama. Program nie załatwi wszystkich tych problemów, ale w dużej mierze będzie w stanie wesprzeć Twoją metodologię pracy.

Jeśli obawiasz się pierwszego kroku, przy IC Project akurat jest to mocno ułatwione. Sprawdzaliśmy i jesteśmy tego pewni. Jesteś od samego początku pod pełną opieką ich zespołu. Wystarczy, że założysz darmowe konto testowe (nie ma żadnych opłat, żadnej karty, sprawdzone!) bądź po prostu się do nich odezwiesz. Umów się na darmową prezentację online (polecamy tę formę), bo porozmawiasz o tym, czego potrzebujesz, a przede wszystkim poznasz wszystkie możliwości tego programu pod Twoje potrzeby.

Ocenisz, że to program dla Ciebie, świetnie. Przejdziesz przez wdrożenie, które zrealizuje dla Ciebie zespół i poświęcisz minimum swojego czasu na zmianę metody pracy. Jeśli Twoja ocena będzie odwrotna, stracisz co najwyżej 45 minut na prezentację, ale przy tym spojrzysz, jak działa narzędzie dostosowane do specyfiki pracy w pracowniach projektowych. Zawsze można się czegoś dodatkowo nauczyć.

My ze swojej strony wykonaliśmy trochę pracy, resztę pozostawiamy Tobie.